Les documents obligatoires d’une action de formation

Le programme et la convention de formation

Toute action mentionnée à l’article L. 6313-1 du code du travail suppose une convention conclue entre l’organisme et l’acheteur : l’employeur, le financeur, ou les deux (art. L. 6353-1). À défaut de convention, un bon de commande ou un devis accepté peut en tenir lieu, à condition de reprendre les mêmes mentions ou de les renvoyer à une annexe.

Ces mentions sont fixées par l’article D. 6353-1 : l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, le taux d’enseignement à distance le cas échéant, les modalités de suivi et de sanction, le prix de l’action et les modalités de règlement. Le programme reprend la même matière en plus détaillé, décrivant concrètement ce qui sera enseigné, avec quels moyens et selon quelles modalités d’évaluation. Il s’annexe naturellement à la convention plutôt que de la doubler.

Le contrat, quand le stagiaire finance lui-même sa formation

Quand l’action est financée par la personne elle-même (et non par un employeur ou un organisme financeur), le code du travail ne parle plus de convention mais de contrat (art. L. 6353-3 à L. 6353-7). L’article L. 6353-4 impose, à peine de nullité, cinq mentions : la nature, la durée, le programme et l’objet de l’action et le nombre de participants ; les niveaux de connaissances préalables requis ; les conditions de déroulement (modalités à distance, moyens pédagogiques et techniques, modalités d’évaluation, sanction de la formation) ; les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation ; les modalités de paiement et les conditions financières prévues en cas de résiliation ou d’abandon en cours de parcours.

Le stagiaire dispose ensuite d’un délai de dix jours à compter de la signature pour se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception (art. L. 6353-5). Pendant ce délai, aucune somme ne peut lui être réclamée ; à son expiration, l’organisme ne peut exiger plus de 30 % du prix convenu, le solde s’échelonnant au fur et à mesure du déroulement de l’action (art. L. 6353-6).

Le règlement intérieur des stagiaires

Tout organisme de formation établit un règlement intérieur applicable aux stagiaires et aux apprentis, y compris ceux qu’il accueille dans des locaux mis à sa disposition (art. R. 6352-1). Le contenu minimal fixé par l’article L. 6352-3 se limite aux principales mesures applicables en matière de santé, de sécurité dans l’établissement et de discipline, ainsi qu’aux modalités de représentation des stagiaires.

Quand l’organisme perçoit des fonds mentionnés à l’article L. 6352-4, ce même règlement doit en outre garantir l’égalité de traitement entre stagiaires, la liberté d’expression et de conscience, et la neutralité de l’enseignement dispensé. Ce sont des garanties propres au financement de la formation, distinctes des seules obligations de santé et de sécurité.

Quand la formation se déroule dans les locaux d’une entreprise déjà dotée de son propre règlement intérieur, ce sont les règles de santé et de sécurité de cette entreprise qui s’appliquent aux stagiaires et aux apprentis, à la place de celles de l’organisme de formation.

Convoquer, informer, prouver la présence

L’indicateur 9 du référentiel national qualité est explicite : « le prestataire informe les publics bénéficiaires sur les conditions de déroulement de la prestation. » En pratique, c’est la convocation qui porte cette information (dates, horaires, lieu ou modalités d’accès à distance, personnes à contacter), envoyée assez tôt pour que le stagiaire puisse s’organiser. L’indicateur 10 complète cette exigence tout au long du parcours : le prestataire « met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires. »

La feuille d’émargement, elle, n’est nommée par aucun article du code du travail. Elle reste pourtant la pièce que les organismes certificateurs et les financeurs acceptent pour établir ce que l’article L. 6362-6 exige en cas de contrôle : « tous documents et pièces établissant les objectifs et la réalisation » de l’action. À défaut, celle-ci « est réputée ne pas avoir été exécutée » et donne lieu à remboursement des sommes perçues. C’est aussi elle qui permet de renseigner la durée « effectivement suivie » que l’attestation de fin de formation doit mentionner (art. L. 6353-1).

À distance, la même preuve doit exister sous une autre forme : la seule mise à disposition d’un support ne suffit pas, il faut une trace équivalente de la présence réelle (connexion horodatée, déclaration contresignée, ou tout autre élément que le financeur accepte comme substitut à la signature).

Les évaluations : positionnement, acquis, satisfaction

Trois évaluations distinctes jalonnent une action, et le référentiel les nomme séparément. Avant l’entrée en formation, l’indicateur 8 attend que l’organisme « détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation ». Cela suppose de garder une trace du niveau de départ, pas seulement de le constater à l’oral.

En cours et en fin de parcours, l’indicateur 11 demande que le prestataire « évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation » : c’est ce résultat qui doit figurer dans l’attestation de fin de formation, en application de l’article L. 6353-1.

Enfin, l’indicateur 30 attend le recueil des « appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées ». Il s’agit de la satisfaction, mais pas seulement celle du stagiaire.

Attestation de fin de formation et certificat de réalisation : ne pas confondre

C’est la confusion la plus fréquente. L’article L. 6353-1 impose à l’organisme de remettre au stagiaire, à l’issue de la formation, une attestation mentionnant les objectifs, la nature, la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis. Ce document parle au stagiaire : il prouve ce qu’il a suivi et ce qu’il a acquis, et peut lui servir face à un employeur ou dans un dossier de validation des acquis de l’expérience.

Le certificat de réalisation répond à une autre obligation : justifier, auprès de qui finance ou doit financer l’action, qu’elle a bien eu lieu. C’est la pièce que vise l’article L. 6362-6 quand il exige de pouvoir établir « la réalisation » de l’action en cas de contrôle, et celle que les financeurs (OPCO, France Travail, CPF) conditionnent au paiement. Les deux documents coexistent parce qu’ils répondent à deux obligations différentes envers deux destinataires différents : produire l’un ne dispense jamais de produire l’autre, et l’un ne peut pas remplacer l’autre dans un dossier de contrôle.

La facture

La convention ou le contrat fixe déjà le prix de l’action et ses modalités de règlement (art. D. 6353-1 et L. 6353-4) ; la facture est l’exécution de cette clause. C’est elle, avec le certificat de réalisation, que le financeur rapproche avant de payer, et c’est elle qui ouvre, comptablement, le délai de conservation le plus long de tous les documents d’une action de formation.

Combien de temps conserver quoi

Le code du travail impose de pouvoir présenter les pièces d’une action en cas de contrôle (art. L. 6362-6), sans fixer lui-même une durée de conservation propre à la formation professionnelle. Deux repères de droit commun comblent ce vide : la prescription de droit commun de cinq ans, au-delà de laquelle une action personnelle ou mobilière n’est en principe plus recevable (art. 2224 du code civil), et l’obligation comptable de dix ans pour les documents comptables et leurs pièces justificatives (art. L. 123-22 du code de commerce).

Les données personnelles des stagiaires

Nom, coordonnées, niveau de départ, résultats d’évaluation : le dossier d’un stagiaire est un traitement de données personnelles au sens du RGPD, avec une base légale le plus souvent double (l’exécution du contrat ou de la convention de formation, et l’obligation légale de conserver les pièces mentionnées ci-dessus). Cette seconde base ne dispense pas de la première règle du RGPD : ne collecter que ce qui sert la formation, pas davantage.

La CNIL le rappelle dans son guide sur les durées de conservation : « une durée de conservation doit être déterminée par le responsable de traitement en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. » Une donnée gardée au-delà de ce qu’exigent la formation et les obligations de contrôle n’a plus de fondement. Le stagiaire conserve, pendant toute cette durée, ses droits d’accès, de rectification, d’opposition et de portabilité. Une fois les obligations de conservation éteintes, il conserve aussi son droit à l’effacement.

Indicateurs du référentiel concernés

• 9Dire au bénéficiaire comment ça va se passer
• 11Évaluer ce que les bénéficiaires ont réellement acquis
• 10Adapter la prestation pendant qu’elle se déroule