Gérer votre activité au quotidien
Toute la gestion de votre organisme de formation, au même endroit
Sessions, stagiaires, formateurs, clients, documents, bilan annuel : ce qui vivait dans six tableurs tient dans une application, et sert de matière à votre dossier Qualiopi.
Gratuit, sans carte bancaire, sans engagement. Vos données restent à vous.
Des sessions qui se planifient en quelques clics
Vous planifiez une session sur un calendrier, jour par jour, ou demi-journée par demi-journée. Un clic pose une journée, un glissé une semaine, un clic sur « Mardi » tous les mardis du mois. Ce planning sert ensuite aux présences, au calcul des heures et aux dates : vous ne les saisissez nulle part ailleurs.
Vous ne repartez jamais d’un calendrier vide. Vous décrivez une fois votre déroulé habituel (trois jours de suite, six mardis, deux demi-journées à quinze jours). Pour une nouvelle session, vous donnez un premier jour, et le reste se pose tout seul.
La fiche rassemble tout le reste : les formateurs, les clients et leurs conventions, les stagiaires inscrits, la liste des documents, les supports et les questionnaires. Les documents se génèrent depuis ces données, et la session entière se duplique pour la fois suivante.
Les champs qui comptent pour Qualiopi portent une petite icône. Au survol, elle dit ce que l’auditeur attend à cet endroit. Votre dossier se remplit en gérant, sans écran à part.
- Planning posé sur un calendrier : clic, glissé, colonne du mardi, semaine entière
- Déroulé habituel réutilisable, posé à partir d’un simple premier jour
- Durée de la formation calculée depuis le planning
- Horaires particuliers jour par jour, fenêtre de signature comprise
- Statut déduit des dates : prévue, en cours, réalisée
- Plusieurs formateurs sur une même session
- Liste des documents, avec les pièces manquantes remontées à l’accueil
- Duplication d’une session complète, questionnaires et diaporamas compris
Un écran d’accueil qui dit quoi faire
Votre écran d’accueil se compose tout seul. Il montre ce qui a quelque chose à dire aujourd’hui, et ce qui demande un geste en premier : une séance à faire signer, un document manquant, une réclamation ouverte.
Un bloc sans matière ne s’affiche pas. Sans réclamation ouverte, pas de bloc réclamations : il arrive quand une entrée est enregistrée, et repart quand elle est clôturée.
Vous gardez la main : chaque bloc se déplace, change de taille, se retire ou s’ajoute depuis une bibliothèque. La disposition est enregistrée pour vous, organisme par organisme.
Certains blocs portent une liste complète (sessions à venir, documents à produire, indicateurs à traiter, échéances du mois) avec recherche, tri et filtres. Et chaque bloc explique ce qu’il compte, et sur quel périmètre.
- Une bibliothèque de blocs rangée en six familles
- Écran recomposé à chaque ouverture, l’urgent en tête
- Blocs déplaçables à la souris, au clavier ou au doigt, en quatre tailles
- Bibliothèque avec recherche et aperçu de chaque bloc
- Disposition enregistrée par personne et par organisme
- Un « ? » par bloc : ce qui est compté, sur quel périmètre
Un annuaire complet, jamais ressaisi
Quatre types de fiches portent ce qui revient d’une session à l’autre. Les clients, entreprises ou particuliers, avec leur SIRET et leur financeur habituel. Les stagiaires, importables depuis Excel, doublons ignorés. Les formateurs, avec leurs diplômes et leurs pièces. Les salles : capacité, équipements, accès handicap.
La même fenêtre sert à créer et à modifier une fiche, depuis n’importe quel écran, y compris en pleine saisie d’une session. Une fiche créée à la volée est donc aussi complète que les autres.
Pour choisir une fiche, vous tapez trois lettres et les propositions apparaissent. Si le nom n’existe pas, la fenêtre s’ouvre pré-remplie et la nouvelle fiche est retenue d’office.
Les pièces des formateurs sont classées : CV, diplômes, références, attestations. Le CV en vigueur est le plus récent, et la liste signale d’un coup d’œil un CV absent ou de plus de trois ans, la durée d’un cycle Qualiopi.
- Clients, stagiaires, formateurs et salles dans un seul annuaire
- Import d’une liste de stagiaires depuis Excel, doublons ignorés
- Une seule fenêtre pour créer et modifier une fiche
- CV, diplômes et références classés sur la fiche du formateur
- Salles décrites une fois : capacité, équipements, accessibilité
- Recherche au clavier, création d’une fiche absente sans changer de page
Des accès qui suivent les personnes
Un compte se crée par invitation e-mail : la personne choisit son mot de passe elle-même. Vous invitez un formateur depuis sa fiche, un stagiaire depuis sa session, un collègue ou un auditeur depuis la liste des comptes.
Quatre rôles séparent ce que chacun voit. L’administrateur gère l’organisme. Le formateur ne voit que ses sessions. Le stagiaire, son espace. L’auditeur consulte le dossier en lecture seule, avec les noms des stagiaires masqués : vous pouvez l’ouvrir à quelqu’un d’extérieur sans lui donner votre fichier.
Un même compte peut appartenir à plusieurs organismes, avec un rôle différent dans chacun. Un formateur qui travaille pour deux structures n’a qu’un identifiant, et chaque organisme ne voit que ce qui le concerne.
- Invitation par e-mail : la personne choisit son mot de passe
- Quatre rôles : administrateur, formateur, stagiaire, auditeur
- Auditeur en lecture seule, noms des stagiaires masqués
- Un compte, plusieurs organismes, un sélecteur pour passer de l’un à l’autre
Le bilan annuel obligatoire, prérempli
Chaque année, un organisme de formation doit déclarer son activité : le bilan pédagogique et financier. Ici, il se remplit depuis l’année écoulée : stagiaires, heures, sessions et catégories sont recalculés, dans la présentation du formulaire officiel. Vous ne saisissez que votre chiffre d’affaires et vos charges.
L’origine des fonds se répartit toute seule : il suffit que chaque client porte son financeur (OPCO, France Travail, CPF, Région, ou paiement direct) pour que chaque euro tombe sur la bonne ligne.
- Formulaire officiel relu à l’écran, puis imprimé ou exporté en PDF
- Origine des fonds répartie automatiquement depuis le financeur de chaque client
- Saisie limitée au chiffre d’affaires et aux charges
Vos listes, vos exports, vos données
Chaque liste se règle à votre main : vous choisissez les colonnes, leur ordre, leur largeur, et vous épinglez vos filtres. Le réglage est le vôtre, liste par liste, et n’impose rien à vos collègues.
Chaque liste s’exporte pour Excel en un clic, en respectant les filtres actifs : vous exportez ce que vous voyez. Un auditeur n’exporte que ce à quoi il a accès, noms masqués.
Pour retirer quelque chose des listes, vous archivez plutôt que de supprimer : la fiche sort de la vue, rien n’est détruit, et une place se libère dans votre formule. Si une suppression détruirait vraiment une preuve, l’application vous prévient avant.
Même face à une demande d’effacement de données personnelles : on remplace l’identité, on ne détruit ni présence, ni évaluation, ni attestation. Votre obligation de conservation prime, et votre dossier reste défendable trois ans après.
- Colonnes, ordre, largeurs et filtres épinglés, liste par liste
- Export Excel sur chaque liste, en un clic
- L’export respecte les filtres actifs
- Archivage plutôt que suppression, et places libérées dans votre formule
- Avertissement avant la suppression d’une preuve
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Le bilan annuel obligatoire (BPF), prérempli
Le bilan pédagogique et financier se remplit depuis votre année réelle. Vous n’ajoutez que ce que l’application ne sait pas.
Travailler à plusieurs sans se marcher dessus
Les écrans se mettent à jour tout seuls, vous voyez qui modifie quoi, et ce qui demande un geste vous est signalé.
Questions fréquentes sur ce sujet
Peut-on utiliser Qualiomatic sans être certifié Qualiopi ?
Oui. Toute la gestion fonctionne sans certification : sessions, planning, stagiaires, formateurs, documents, supports, questionnaires, présences, espace stagiaire, bilan annuel. Ce sont les outils du métier.
Le suivi Qualiopi est là quand vous en avez besoin. Il se nourrit de ce que vous saisissez déjà : après un an d’utilisation, votre dossier est en grande partie constitué, sans l’avoir monté à part.
Mes formations ne sont pas trois jours d’affilée : un mardi sur deux, des demi-journées… Est-ce gérable ?
Oui, c’est prévu. Le planning se remplit sur un calendrier : un clic pose une journée, un glissé une période, un clic sur « Mardi » tous les mardis du mois. Un clic droit passe un jour en matin seul ou après-midi seul, ou lui donne ses propres horaires.
Pour ne pas refaire le même schéma à chaque fois, décrivez-le une fois (six mardis, deux demi-journées à quinze jours). Une nouvelle session ne vous demandera qu’un premier jour.
Peut-on importer une liste de stagiaires existante ?
Oui. Une session accepte un fichier Excel (CSV) de stagiaires : vous ne ressaisissez pas une liste que vous avez déjà.
Puis-je choisir les colonnes et les filtres de mes listes ?
Oui, sur toutes les listes. Vous choisissez les colonnes affichées, leur ordre et leur largeur, et vous épinglez les filtres qui vous servent. Chaque filtre s’adapte à son champ : cases à cocher, deux bornes, périodes toutes faites.
Ce réglage est le vôtre, liste par liste. Il ne change rien à l’écran de vos collègues, et un bouton remet la vue d’origine.
Que se passe-t-il si je dépasse une limite de ma formule ?
Rien n’est supprimé. Quand une limite est atteinte, seule la création d’un élément de plus est bloquée, avec une invitation à changer de formule. Tout ce qui existe continue de fonctionner. Archiver un stagiaire ou une session passée libère une place sans rien détruire.
Vous ne le découvrez pas au moment du blocage : une jauge par limite figure dans votre espace Abonnement, un bandeau apparaît dès 80 %, et un e-mail vous prévient une fois à ce seuil.
Mon tableur et mon Drive me suffisent. Qu’est-ce que ça change ?
Pour gérer, un tableur suffit souvent. Pour prouver, non : une case cochée ne dit ni qui, ni quand, ni où est le document. Le jour de l’audit, les preuves sont éparpillées et il faut des jours pour les rassembler.
Ici, la même saisie sert deux fois. La session que vous planifiez produit la convention, la feuille de présence et l’attestation. Et ce qui a été fait met à jour votre dossier Qualiopi tout seul.
Vous gardez votre tableur : chaque liste s’exporte vers Excel, à tout moment.
Je n’ai pas le temps de tout ressaisir. Combien de travail pour basculer ?
Une session, pour commencer. Vous créez l’organisme, une formation, puis la première session : la convention, les convocations et la feuille de présence sortent dans l’heure. Le reste suit au rythme des sessions.
Vos listes de stagiaires s’importent depuis Excel. Vos réglages (déroulé habituel, horaires, questionnaires, modèles) se font une fois. L’historique de vos anciennes sessions, lui, reste dans votre ancien outil : pour le prochain audit, ce sont les sessions à venir qui comptent.
Qualiomatic fait-il les devis et les factures ?
Non, et nous préférons le dire tout de suite. Gardez votre outil de facturation ou votre comptable : rien ne change de ce côté.
Qualiomatic retient le prix de la session (repris dans la convention et le bilan annuel) et le financeur de chaque client. Les listes s’exportent vers Excel pour votre comptable.
J’ai déjà mes modèles Word. Dois-je les abandonner ?
Non, vous les recopiez. Chaque document se modifie dans un éditeur : vous collez votre texte, et les champs entre accolades (nom du stagiaire, dates, durée, prix) se remplissent depuis la session.
Les modèles fournis contiennent déjà les mentions obligatoires : ils servent de point de comparaison si les vôtres datent. Il n’y a pas d’import de fichier Word : c’est parce que le modèle vit dans l’application qu’il se remplit tout seul.
Peut-on faire signer la convention en ligne ?
Oui. Vous figez la convention, puis un e-mail invite le client à la signer depuis son espace, sans compte, au doigt ou à la souris. L’heure, l’adresse IP et l’empreinte du document sont enregistrées, et vous contresignez.
C’est une signature électronique simple, suffisante pour une convention de formation. Si un client exige une signature certifiée par un prestataire agréé, la convention s’imprime et se signe à la main comme avant.
Essayez sur une vraie session
Créez votre organisme, une formation, une session. En une heure, vous voyez ce que l’outil fait à votre place.