Gérer votre organisme
Toute la gestion de votre organisme de formation, au même endroit
Sessions, annuaire, comptes, documents, bilan pédagogique et financier : ce qui vivait dans six tableurs tient dans une application — et sert de matière au dossier Qualiopi.
Offre gratuite, sans carte bancaire. Vous restez propriétaire de vos données.
Des sessions qui se pilotent toutes seules
Une session se planifie jour par jour, et même demi-journée par demi-journée : c’est cette grille qui sert ensuite d’ossature à l’émargement et au calcul des heures. Son statut n’est pas un champ à tenir à jour — il découle des dates : prévue, en cours, réalisée. Seule l’annulation reste une décision que vous prenez.
La fiche rassemble le reste : les formateurs qui interviennent, à plusieurs si la session se partage, les clients et leurs conventions, les stagiaires inscrits, la checklist des documents avec le compte de ce qui est produit, les supports, les diaporamas et les questionnaires. Les documents se génèrent depuis ces données au lieu d’être recopiés, et la session entière se duplique pour la fois suivante.
Les champs qui comptent pour la certification portent une icône : au survol, elle dit ce que l’auditeur attend à cet endroit. La démarche qualité se remplit ainsi en gérant, sans écran séparé à alimenter en double.
- Planning au jour et à la demi-journée
- Statut dérivé des dates : prévue, en cours, réalisée
- Plusieurs formateurs sur une même session
- Checklist des documents, avec les pièces manquantes remontées au tableau de bord
- Duplication d’une session complète, questionnaires et diaporamas compris
Un annuaire complet, jamais ressaisi
Quatre familles de fiches portent tout ce qui se répète d’une session à l’autre. Les clients — entreprises ou particuliers, avec leur SIRET, leur représentant et leur financeur habituel. Les stagiaires, qu’une liste déjà tenue dans un tableur importe au format CSV, doublons ignorés. Les intervenants, internes ou externes, avec leurs qualifications et leurs pièces justificatives. Les lieux, enfin : capacité de la salle, équipements réellement disponibles, conditions d’accueil des personnes en situation de handicap.
Une même boîte sert à créer et à modifier une fiche, depuis n’importe quel écran qui la mentionne — y compris depuis une session en cours de saisie. C’est délibéré : tant que création et édition avaient chacune leur formulaire, la fiche créée à la volée arrivait incomplète, et personne n’y revenait.
Les pièces des intervenants sont classées par nature : CV, diplômes et certifications, références, attestations. Le CV en vigueur est toujours le plus récent déposé — les versions précédentes restent au dossier —, et la liste signale d’un coup d’œil un CV absent ou vieux de plus de trois ans, la durée du cycle de certification.
- Clients, stagiaires, intervenants et lieux dans un seul annuaire
- Import CSV d’une liste de stagiaires, doublons ignorés
- Une seule boîte de saisie pour créer comme pour modifier une fiche
- CV, diplômes et références classés par nature sur la fiche de l’intervenant
- Salles décrites une fois : capacité, équipements, accessibilité
Des comptes qui suivent les personnes
On ne crée pas un mot de passe pour quelqu’un d’autre : on l’invite par e-mail, et il choisit le sien. La réinitialisation est en libre-service et révoque les connexions ouvertes du compte. Vous invitez un formateur depuis sa fiche, un stagiaire depuis la session à laquelle il participe, un administrateur ou un auditeur depuis la liste des comptes.
Quatre rôles cloisonnent ce que chacun voit. L’administrateur gère son organisme ; le formateur ne voit que ses sessions ; le stagiaire, son espace ; l’auditeur consulte le dossier en lecture seule, avec les données personnelles des bénéficiaires anonymisées — un rôle prévu pour être donné à quelqu’un d’extérieur sans lui livrer votre fichier de stagiaires.
Un même compte peut appartenir à plusieurs organismes, avec un rôle différent dans chacun, et bascule de l’un à l’autre par un sélecteur. Un formateur qui intervient pour deux structures n’a qu’une identité et un mot de passe — et chaque organisme ne voit que ce qui le concerne.
- Invitation par e-mail : l’invité choisit son mot de passe
- Quatre rôles : administrateur, formateur, stagiaire, auditeur
- Auditeur en lecture seule, bénéficiaires anonymisés
- Un compte, plusieurs organismes, un sélecteur pour basculer
Le bilan pédagogique et financier, prérempli
L’obligation annuelle se nourrit de l’année que vous venez de vivre : stagiaires, heures, sessions et catégories sont recalculés depuis l’exercice, cadre par cadre, dans la présentation du cerfa. Vous ne saisissez que votre chiffre d’affaires et vos charges — les seules données qui n’existent nulle part ailleurs dans l’application.
L’origine des fonds se ventile toute seule : il suffit que chaque client porte son financeur — OPCO, France Travail, CPF, Transitions Pro, FAF, région, ou paiement direct de l’entreprise ou du particulier — pour que chaque euro tombe sur la bonne ligne, prise en charge partielle comprise.
- Cerfa 10443*17 relu à l’écran, cadre par cadre, puis imprimé ou exporté en PDF
- Cadre C ventilé automatiquement depuis le financeur de chaque client
- Saisie limitée au chiffre d’affaires et aux charges
Exports et conservation
Chaque liste porte un bouton d’export CSV, réglé pour Excel en français : séparateur point-virgule, accents corrects, décimales à la virgule pour rester calculables. L’export suit les filtres du tableau — vous exportez ce que vous voyez, pas la table entière — et l’auditeur n’exporte que ce à quoi il a accès, anonymisé comme à l’écran.
Pour retirer quelque chose des listes, on archive plutôt que de supprimer : la fiche ou la session sort de la vue, et rien n’est détruit. Archiver libère d’ailleurs une place sous les plafonds de votre palier. Quand une suppression détruirait vraiment une pièce, l’application le dit avant : quel indicateur ne pourra plus être prouvé, combien de temps la pièce doit rester produisible, et l’archivage proposé à la place.
Le principe est le même partout, y compris face à une demande d’effacement : on remplace l’identité, on ne détruit ni émargement, ni évaluation, ni attestation. L’obligation de conservation de l’organisme prime, et c’est ce qui fait qu’un dossier reste défendable trois ans après.
- Export CSV prêt pour Excel en français, sur chaque liste
- L’export respecte les filtres actifs du tableau
- Archivage plutôt que suppression, et places libérées sous les plafonds
- Avertissement avant la suppression d’une pièce d’audit
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Travailler à plusieurs sur la même session
Les écrans partagés se mettent à jour tout seuls, et vous voyez qui édite quoi pendant qu’il l’édite.
Questions fréquentes sur ce sujet
Peut-on utiliser Qualiomatic sans être (encore) certifié Qualiopi ?
Oui. Toute la gestion de l’organisme fonctionne indépendamment de la certification : sessions et planning, annuaire des clients, stagiaires, intervenants et salles, documents légaux, supports et diaporamas, questionnaires, émargement numérique, espace stagiaire et bilan pédagogique et financier. Rien de tout cela ne demande d’être certifié — ce sont les outils du métier, pas ceux de l’audit.
Le suivi des 32 indicateurs est là quand vous en avez besoin : il se nourrit des données que vous saisissez déjà, si bien qu’un organisme qui utilise l’application depuis un an arrive devant l’auditeur avec un dossier largement constitué, sans avoir eu à le monter à part.
Peut-on importer une liste de stagiaires existante ?
Oui, une session accepte un import de stagiaires au format CSV, ce qui évite de ressaisir une liste déjà tenue dans un tableur.
Que se passe-t-il si je dépasse un plafond de mon palier ?
Rien n’est jamais supprimé. Lorsqu’un plafond est atteint (stagiaires, formateurs, sessions ou stockage), seule la création d’un nouvel élément au-delà du plafond est bloquée, avec un message invitant à passer au palier supérieur. Tout ce qui existe déjà continue de fonctionner normalement. Archiver un stagiaire ou une session déjà réalisée libère une place sans rien détruire : les preuves restent conservées.
Commencez par une session
Créez votre organisme, saisissez une formation, planifiez une session : vous verrez tout de suite ce que l’outil prend en charge à votre place.