Créer son organisme de formation

Choisir sa forme, s’immatriculer

Le code du travail ne réserve l’activité de formation à aucune forme juridique en particulier : l’obligation qui structure tout ce guide, la déclaration d’activité, vise « toute personne » qui réalise des actions de formation, qu’elle exerce en nom propre, en société ou sous forme associative (art. L. 6351-1). Le choix de la structure (entreprise individuelle, société unipersonnelle ou pluripersonnelle, association loi de 1901) reste donc un choix ordinaire de création d’entreprise, gouverné par des critères qui n’ont rien de spécifique à la formation, notamment le régime social du dirigeant, la fiscalité, l’association d’un ou plusieurs porteurs de projet et l’étendue de la responsabilité patrimoniale.

Ce guide ne tranche pas ce choix, et ce n’est pas un oubli : il relève d’un expert-comptable ou d’un avocat, pas d’un contenu en ligne, parce qu’il dépend de votre situation personnelle. Ce qui suit s’applique une fois la structure immatriculée (numéro SIREN attribué), quelle qu’elle soit.

L’immatriculation elle-même suit le circuit habituel de création d’entreprise, sans étape supplémentaire propre à la formation à ce stade. C’est seulement la première convention ou le premier contrat de formation professionnelle qui déclenche la suite de ce guide, et le compte à rebours qui l’accompagne.

La déclaration d’activité : qui, où, dans quel délai

Toute personne qui réalise des actions de formation professionnelle dépose une déclaration d’activité auprès de l’autorité administrative, « dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle » (art. L. 6351-1). Le décret d’application fixe le délai concret : au plus tard trois mois après cette première convention ou ce premier contrat (art. R. 6351-1). Avant cette première prestation, il n’y a rien à déclarer. C’est la signature qui déclenche l’obligation, pas l’intention de former.

Deux documents peuvent déclencher ce délai, les deux mêmes que l’on retrouve tout au long de ce guide. La convention, conclue avec un acheteur professionnel (employeur, opérateur de compétences, financeur), couvre les actions relevant de l’article L. 6313-1 (art. L. 6353-1) ; le contrat, conclu avec une personne physique qui se forme à titre individuel et à ses frais, relève de l’article L. 6353-3. Le premier des deux que vous signez fixe le point de départ.

La déclaration se dépose aujourd’hui par voie dématérialisée, auprès du préfet de région du lieu de votre établissement principal, de votre siège social ou de votre direction effective. Le dossier réunit les informations d’identification du déclarant et les éléments descriptifs de son activité (art. L. 6351-2) : numéro SIREN, copie de cette première convention ou de ce premier contrat, contenu et moyens pédagogiques envisagés, liste et qualifications du personnel qui interviendra, et, pour une personne physique ou le dirigeant d’une personne morale, une pièce d’identité en cours de validité et un extrait de casier judiciaire.

Le numéro d’enregistrement : ce qu’il est, ce qu’il n’est pas

Dans les deux mois qui suivent la réception d’un dossier complet, le préfet de région délivre un récépissé portant un numéro d’enregistrement, le numéro de déclaration d’activité. Le silence gardé au terme de ce délai vaut enregistrement (art. R. 6351-6 et R. 6351-6-1) : passé les deux mois sans réponse, le numéro est acquis. Entre le dépôt et cette réponse, l’organisme est déjà réputé déclaré et peut exercer.

Ce numéro n’est ni un agrément, ni une certification, ni un label de qualité : c’est un numéro d’enregistrement administratif, qui atteste qu’une déclaration a été reçue et jugée recevable, rien de plus. La loi impose même la formule exacte à employer si vous choisissez de le faire figurer dans votre publicité : « Enregistré sous le numéro [...]. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État. » (art. L. 6352-12). Aucune autre présentation n’est conforme, et laisser entendre l’inverse contredit frontalement le texte.

Une fois obtenu, ce numéro doit figurer sur les conventions et, à défaut de convention, sur les bons de commande, devis ou factures que vous émettez ensuite, à l’exception logique de la toute première convention ou du tout premier contrat, signés avant même que le numéro existe (art. R. 6351-6).

Ce qui peut remettre en cause l’enregistrement

L’enregistrement peut être refusé d’emblée (dossier incomplet, prestations de la première convention étrangères aux actions de formation, absence de locaux nécessaires à certaines actions) par une décision motivée, assortie des voies de recours (art. L. 6351-3). Une fois délivré, il n’est pas pour autant définitif : il peut être annulé par le préfet de région, à l’issue d’un contrôle, notamment si les prestations réellement réalisées ne correspondent pas aux actions de formation déclarées, ou si les obligations de fonctionnement d’un organisme de formation ne sont pas respectées après mise en demeure (art. L. 6351-4).

Le point à retenir dépasse la seule création : lors d’un tel contrôle, l’administration apprécie l’activité réelle notamment à partir des recettes figurant dans le dernier bilan pédagogique et financier transmis, et, pour un organisme qui vient tout juste de se déclarer et n’a pas encore eu à en établir un, à partir des prestations réalisées jusqu’à la date du contrôle (art. R. 6351-9). Le bilan pédagogique et financier, présenté plus loin dans ce guide et détaillé dans son propre guide, est la pièce que l’administration relit en premier si elle s’interroge sur votre activité.

Avant toute décision d’annulation, l’organisme est invité à présenter ses observations (art. L. 6351-4). Ce n’est ni automatique, ni sans contradictoire.

Les obligations permanentes, dès la première session

Un organisme de formation établit un règlement intérieur applicable à ses stagiaires et à ses apprentis : un document écrit qui fixe les principales règles de santé, de sécurité et de discipline, ainsi que les modalités de représentation des stagiaires et apprentis (art. L. 6352-3). Dès qu’un fonds public ou mutualisé finance une action, ce même règlement doit en outre garantir l’égalité de traitement des stagiaires et la neutralité des enseignements (art. L. 6352-4).

Avant l’inscription définitive (et, pour un stagiaire individuel, avant tout règlement de frais), la loi impose de mettre à sa disposition les objectifs et le contenu de la formation, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation, les coordonnées de l’interlocuteur en charge des relations avec les stagiaires, et le règlement intérieur applicable (art. L. 6353-8). C’est très exactement ce que recouvrent, côté référentiel Qualiopi, l’indicateur 1 sur l’information du public et l’indicateur 9 sur l’information des conditions de déroulement : deux exigences distinctes qui pointent vers le même geste, à faire une fois pour toutes.

Le contrat conclu avec un stagiaire individuel a un contenu fixé par la loi « à peine de nullité » : nature, durée, programme et objet de l’action, effectifs concernés, niveau de connaissances préalables requis, conditions de déroulement (y compris à distance), diplômes ou références des formateurs, modalités de paiement (art. L. 6353-4). Ce même stagiaire dispose ensuite de dix jours pour se rétracter par lettre recommandée ; aucune somme ne peut lui être réclamée avant l’expiration de ce délai, et le montant exigible à son terme ne peut dépasser 30 % du prix convenu, le solde étant échelonné au fil de la formation (art. L. 6353-5 et L. 6353-6).

S’y ajoutent des obligations comptables propres au secteur : les dispensateurs de formation de droit privé établissent chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe (art. L. 6352-6), et ceux qui exercent une activité multiple (formation continue et apprentissage, par exemple) tiennent une comptabilité distincte pour chacune (art. L. 6352-7). Ce sont ces mêmes documents que l’administration peut réclamer sur demande, et dont dérive le bilan pédagogique et financier.

Le bilan pédagogique et financier, en bref

Une fois par an, tout organisme déclaré adresse à l’administration un document qui retrace l’emploi des sommes reçues et dresse le bilan pédagogique de son activité, le bilan pédagogique et financier (art. L. 6352-11). L’obligation est distincte de la déclaration d’activité, mais les deux se recoupent : c’est ce document, précisément, que l’administration relit en cas de contrôle, comme la section précédente l’a montré.

Le détail complet vit dans le guide qui lui est entièrement consacré : structure du formulaire, ventilation de l’origine de vos produits par financeur, calcul des heures-stagiaires, erreurs qui reviennent le plus souvent.

Où Qualiopi entre en jeu

La certification Qualiopi n’intervient à aucun moment de ce qui précède : elle ne conditionne pas le droit de former, seulement l’accès aux fonds énumérés par la loi (opérateurs de compétences, État, régions, Caisse des dépôts, France Travail, Agefiph, commission des transitions professionnelles ; art. L. 6316-1). Un organisme qui ne facture qu’à des clients qui paient eux-mêmes leur formation peut exercer durablement sans elle.

La question se pose donc au moment où un premier client veut mobiliser l’un de ces financements, pas avant. Notre page dédiée détaille ce que la certification couvre réellement, qui doit la détenir et comment elle s’obtient.

Les premières erreurs qui coûtent cher

Les débuts d’un organisme concentrent un petit nombre d’erreurs récurrentes, presque toutes réparables tant qu’elles ne se sont pas répétées pendant des mois.

• Présenter le numéro de déclaration d’activité comme un agrément ou une certification, dans une plaquette ou sur un site : la loi impose une formule précise, et toute autre présentation la contredit (art. L. 6352-12).
• Démarrer une prestation sans convention ni contrat conforme : le contrat individuel dont le contenu obligatoire manque est nul de plein droit (art. L. 6353-4).
• Facturer un stagiaire individuel avant la fin de son délai de rétractation, ou au-delà du plafond de 30 % à son terme (art. L. 6353-5 et L. 6353-6).
• Ne rédiger le règlement intérieur ou les documents d’information qu’au moment où un auditeur les demande, alors qu’ils sont dus avant chaque inscription, dès la première session (art. L. 6352-3 et L. 6353-8).
• Découvrir le bilan pédagogique et financier en avril de la première année, sans avoir suivi ses financeurs ni ses heures pendant l’exercice.

Vos six premiers mois, dans l’ordre

Remis dans l’ordre où la loi les déclenche, ces gestes tiennent sur une seule page.

• Choisir sa forme juridique et s’immatriculer, avec l’aide d’un professionnel pour les aspects fiscaux et sociaux.
• Rédiger le règlement intérieur avant toute première session (art. L. 6352-3).
• Faire signer la première convention ou le premier contrat de formation conforme (art. L. 6353-1, L. 6353-3 et L. 6353-4). C’est cette date qui déclenche tout le reste.
• Déposer la déclaration d’activité dans les trois mois qui suivent (art. L. 6351-1 et R. 6351-1), puis faire figurer le numéro reçu sur les conventions, devis et factures suivants.
• Tenir, session après session, la trace des financeurs, des effectifs et des heures : la matière première du premier bilan pédagogique et financier à venir.
• N’évaluer une démarche Qualiopi que lorsqu’un premier client veut mobiliser un fonds public ou mutualisé.

Indicateurs du référentiel concernés

• 1Informer le public sur vos formations
• 9Dire au bénéficiaire comment ça va se passer

Questions fréquentes