Fonctionnalités
Fonctionnalités
Tout ce que Qualiomatic fait pour vous, en deux volets. Ce que vous saisissez une fois sert partout.
Et pour mon audit, ça couvre quoi ?
Pour chaque indicateur Qualiopi, nous listons les tâches à faire et disons lesquelles se font dans Qualiomatic. Y compris celles qu’il ne couvre pas encore.
Gérer votre activité au quotidien
Toute votre gestion au même endroit, sans tableur
Sessions, clients, stagiaires, formateurs, salles, accès : tout votre organisme dans une seule application.
Vous planifiez une session sur un calendrier, en quelques clics. Ses dates, sa durée et son statut en découlent. Pour la session suivante, vous donnez juste un premier jour.
Clients, stagiaires, formateurs et salles ont chacun leur fiche, créée et modifiée depuis le même écran. Un CV de formateur manquant ou trop ancien se voit dans la liste.
Votre écran d’accueil montre ce qui vous attend aujourd’hui : une séance à faire signer, un document manquant, une réclamation ouverte. Vous pouvez aussi le composer à votre goût.
- Planning posé sur un calendrier, dates et durée calculées
- Import et export Excel (CSV) sur chaque liste
- Colonnes et filtres réglables liste par liste
- Comptes créés par invitation : vous ne gérez aucun mot de passe
- Une session se duplique en entier, questionnaires et diaporamas compris
Indicateurs Qualiopi concernés : 172126
Vos documents obligatoires, générés en un clic
Programme, convention, convocations, feuille de présence, attestations : tout sort des données de la session, plus rien à recopier.
Chaque session a sa liste de documents à produire : programme, convention, convocations, règlement intérieur, feuilles de présence, attestation, certificat. Chacun se génère depuis vos données, s’imprime et s’exporte en PDF.
Ils partent ensuite tout seuls : la convocation avant la formation, l’attestation à la fin, le questionnaire de suivi deux mois plus tard. L’envoi coche le document dans la liste. Les messages à vos clients, eux, attendent votre feu vert.
Avec la formule Pro, vos e-mails et vos documents portent votre logo et vos couleurs. Le papier reste clair et lisible : la couleur habille les titres, pas le texte.
- Programme, convention et contrat de formation conformes au Code du travail
- Attestation de fin de formation et certificat de réalisation
- Modèles modifiables par vos soins, appliqués à toutes les sessions
- Convocation, attestation et questionnaire de suivi envoyés sans y penser
- Un espace pour le client : sa convention, les documents de ses salariés, leurs présences (et seulement les leurs)
- E-mails à vos couleurs : mise en page, couleurs et logo
- Documents à vos couleurs, jusque sur le papier
Indicateurs Qualiopi concernés : 156911
Supports de cours, diaporamas et quiz au même endroit
Créez vos diaporamas, déposez vos supports, écrivez vos quiz, et publiez-les à vos stagiaires au moment voulu.
Vous créez vos diaporamas ici : diapositives, notes pour vous, six habillages, puis projection plein écran depuis le navigateur et export PDF. Rien à installer sur l’ordinateur de la salle.
Documents, diaporamas, quiz et liens vivent dans la même liste. Ce qui est rattaché à une formation revient dans chacune de ses sessions, sans le redéposer.
- Une seule liste : documents, diaporamas, quiz et liens
- Éditeur de diapositives, notes du présentateur, export PDF
- Publication en pleine séance : le stagiaire le voit sans recharger sa page
- Consultable en ligne ou téléchargeable, au choix, support par support
- Une bibliothèque par formation, reprise dans chaque session
Indicateurs Qualiopi concernés : 111719
Un espace stagiaire qui donne envie d’aller au bout
Supports, quiz, signature de présence et attestation au même endroit, avec une progression visible.
Le stagiaire retrouve toutes ses formations, même chez plusieurs organismes. Il y télécharge ses supports, répond aux questionnaires, signe ses présences et récupère son attestation dès la fin.
Une barre de progression, des niveaux et des badges montrent où il en est. Un stagiaire qui voit ce qu’il lui reste à faire répond à vos questionnaires. Et vos taux de réponse comptent le jour de l’audit.
- Toutes ses formations, même chez plusieurs organismes
- Signature des présences depuis un téléphone
- Attestation téléchargeable dès la fin de la session
- Progression, niveaux et badges
Un site web et un catalogue à votre nom
Vos formations en ligne, avec toutes les mentions que Qualiopi exige, sans rien ressaisir.
Un petit site à votre adresse : page d’accueil, catalogue, une page par formation, des pages libres et un formulaire de contact. Le contenu vient de vos formations déjà saisies : objectifs, prérequis, durée, tarif, délai d’accès, accessibilité, prochaines dates.
Quatre mises en page, six jeux de couleurs, votre couleur, zéro ligne de code. Vos taux de satisfaction et de réussite s’y publient tout seuls (Qualiopi le demande). Le catalogue s’imprime en PDF, et les demandes de contact arrivent dans votre espace.
- Quatre mises en page et six jeux de couleurs, prêts à l’emploi
- Pages remplies depuis vos formations : rien à saisir deux fois
- Taux publiés et prochaines dates mis à jour tout seuls
- Pages libres composées par blocs, à partir de modèles
- Catalogue imprimable en PDF, demandes de contact dans votre espace
Indicateurs Qualiopi concernés : 1226
Le bilan annuel obligatoire (BPF), prérempli
Le bilan pédagogique et financier se remplit depuis votre année réelle. Vous n’ajoutez que ce que l’application ne sait pas.
Stagiaires, heures, sessions et catégories sont recalculés depuis l’année écoulée, dans la présentation officielle du formulaire (cerfa 10443*17). Vous ne saisissez que votre chiffre d’affaires et vos charges.
L’origine des fonds se répartit toute seule : indiquez le financeur de chaque client (OPCO, CPF, France Travail…), et chaque euro tombe sur la bonne ligne.
- Le formulaire officiel relu à l’écran, cadre par cadre
- Recalcul depuis vos sessions et vos stagiaires de l’année
- Liste des financeurs intégrée : OPCO, fonds des indépendants, CPF, France Travail, Régions, État, Europe
- Impression et export PDF depuis le navigateur
Travailler à plusieurs sans se marcher dessus
Les écrans se mettent à jour tout seuls, vous voyez qui modifie quoi, et ce qui demande un geste vous est signalé.
Paramètres, modèles de documents et supports d’une session se synchronisent en direct entre collègues. Vous voyez qui est là et ce qu’il tape, champ par champ.
Un support publié pendant la séance apparaît chez les stagiaires sans qu’ils rechargent la page. Aucune donnée personnelle de stagiaire ne transite par ces signaux.
Ce qui demande un geste arrive dans une cloche : une réclamation déposée, une convocation qui n’est pas partie, une convention signée par le client. Un e-mail récapitulatif ne part que si vous ne l’avez pas vu dans l’application.
- Paramètres et modèles modifiables à plusieurs en même temps
- Vous voyez qui est connecté et ce qu’il modifie
- Supports publiés visibles aussitôt côté stagiaire
- Chacun ne voit que ce qui le concerne
- Une cloche de notifications, réglable par famille
- E-mail de rappel seulement si vous n’avez pas vu la notification
- Alerte quand un e-mail automatique n’est pas parti
Tenir votre dossier Qualiopi
Votre dossier Qualiopi, toujours à jour
Un tableau de suivi qui se remplit tout seul depuis vos données, indicateur par indicateur.
Qualiopi se vérifie point par point : ce sont les indicateurs. L’application les reprend tous, avec ce que l’auditeur attend et les preuves à montrer. Ceux qui ne vous concernent pas disparaissent, selon votre activité.
L’état de chaque indicateur n’est pas une case à cocher : il se calcule sur ce que vous avez vraiment fait (présences signées, documents produits, questionnaires remplis, registres tenus). Quand quelque chose manque, un bouton vous mène à l’écran où le régler. Pour les preuves qui vivent hors du logiciel, vous gardez la main.
Certaines obligations se passent ailleurs : publier son catalogue, se former, rencontrer des professionnels. Elles sont listées sous chaque indicateur, à cocher, et comptent dans votre taux. Celles qui reviennent régulièrement se rouvrent d’elles-mêmes au bout de quelques mois.
Au 1ᵉʳ novembre 2026, Qualiopi passe de 32 à 33 indicateurs. L’application connaît les deux versions et bascule à la date, sans rien à faire.
- État de chaque indicateur déduit de vos données, sans rien cocher
- Obligations hors logiciel à cocher, qui se rouvrent quand il faut les refaire
- Taux de conformité calculé sur vos seuls indicateurs
- Registres obligatoires : réclamations, imprévus, veille (ce qui change dans votre métier)
- CV et diplômes des formateurs au dossier, CV de plus de trois ans repérés
- Un accès auditeur en lecture seule, avec les noms des stagiaires masqués
- Passage à 33 indicateurs le 1ᵉʳ novembre 2026 géré automatiquement
Indicateurs Qualiopi concernés : 212324253132
Les questionnaires obligatoires, envoyés et dépouillés sans vous
Besoin du client, niveau de départ, satisfaction à chaud et à froid : tout est prêt, tout part tout seul, tout se compte.
Avant la formation, votre client décrit son besoin par un simple lien, sans compte (Qualiopi l’exige). Chaque stagiaire évalue ensuite son niveau de départ sur les objectifs de la formation, par lien lui aussi.
Les trois questionnaires obligatoires sont fournis et se règlent une fois pour toutes. La satisfaction donne la note sur 10 que l’auditeur regarde, le questionnaire à froid part tout seul deux mois après la fin, et vos taux publiés suivent.
- Recueil du besoin du client par lien, sans compte
- Test de niveau construit depuis les objectifs de la formation, rempli par lien
- Correction automatique des questions fermées, note calculée
- Satisfaction sur les 7 critères officiels, questionnaire à froid deux mois après
- Taux de satisfaction et de réussite calculés, par session puis par formation
Indicateurs Qualiopi concernés : 2481130
La feuille de présence numérique qui fait preuve
Chaque stagiaire signe sa demi-journée, le jour même, depuis son téléphone.
Les créneaux à signer sont ceux du planning. La signature n’est possible que dans la fenêtre prévue, contrôlée par nos serveurs à l’heure de Paris. Chaque signature garde son heure, son adresse IP et l’appareil utilisé.
Le formateur voit la grille se remplir en direct et pointe ceux qui n’ont pas signé. Une case vide à la fin du créneau devient une absence. La feuille papier reste imprimable, jour par jour.
- Créneaux issus du planning, horaires particuliers compris
- Fenêtre de signature contrôlée par le serveur (heure de Paris)
- À distance : code de séance et contrôle de connexion
- Absence enregistrée à la fin du créneau, ou déclarée par le formateur
- Feuille imprimable jour par jour, avec toutes les mentions
Indicateurs Qualiopi concernés : 1012
Un audit d’entraînement avant le vrai
L’application tire des dossiers au sort, les inspecte comme un auditeur et vous donne une note. Vous corrigez avant le jour J.
L’audit blanc tire au sort des dossiers de stagiaires et les inspecte pièce par pièce : convention, présences, attestation, satisfaction, test de niveau. Puis il rend son verdict : une note sur 100 et une lettre de A à D.
Chaque écart indique sa gravité et un bouton vous ouvre le bon écran, sur le champ à corriger, avec ce que l’auditeur attend. La jauge de complétude, elle, reste gratuite à tout moment.
- Jauge de complétude gratuite, indicateur par indicateur
- Tirage au sort reproductible, comme un vrai auditeur
- Une note sur 100 et une lettre de A à D
- Correction guidée : chaque écart mène au champ exact, expliqué
- Rapport imprimable et courbe de progression, audit après audit
Indicateurs Qualiopi concernés : 3132
Essayez sur une vraie session
Créez votre organisme, une formation, une session. En une heure, vous voyez ce que l’outil fait à votre place.