Fonctionnalités
Fonctionnalités
Des modules qui partagent les mêmes données, regroupés en deux volets : ce que vous saisissez une fois sert partout ailleurs.
Gérer votre organisme
La gestion quotidienne de l’organisme, sans tableur
Sessions, clients, stagiaires, intervenants, salles et comptes d’accès : votre organisme tient dans une seule application.
L’annuaire porte tout ce qui se répète d’une session à l’autre : vos clients (entreprises ou particuliers, avec leur financeur habituel), vos stagiaires, vos intervenants et vos lieux de formation — capacité de la salle, équipements réellement disponibles, conditions d’accueil des personnes en situation de handicap. Chaque fiche se crée et se modifie par la même boîte, depuis n’importe quel écran qui la mentionne : plus de « fiche créée à la va-vite depuis la session » incomplète. Les intervenants y conservent leurs pièces — CV, diplômes, références —, et un CV absent ou vieux de plus de trois ans se repère d’un coup d’œil dans la liste.
Une session se planifie jour par jour, demi-journée par demi-journée, et son statut n’est plus un champ à tenir à jour : il découle des dates (prévue, en cours, réalisée) — seule l’annulation reste une décision. La fiche rassemble le reste au même endroit : les formateurs qui interviennent, à plusieurs si besoin, les clients et leurs conventions, les stagiaires inscrits, la checklist des documents produits, les supports et les questionnaires. Une session entière se duplique pour la fois suivante.
Les accès suivent les personnes : on n’attribue pas un mot de passe, on invite par e-mail, et l’invité choisit le sien. Quatre rôles cloisonnent ce que chacun voit — administrateur, formateur, stagiaire, auditeur — et un même compte peut appartenir à plusieurs organismes, avec un sélecteur pour basculer de l’un à l’autre : un formateur qui intervient pour deux structures n’a qu’une identité.
- Import CSV d’une liste de stagiaires déjà tenue dans un tableur, doublons ignorés
- Export CSV prêt pour Excel en français sur chaque liste, filtres du tableau compris
- Archivage plutôt que suppression : une fiche archivée sort des listes sans rien détruire
- Comptes créés par invitation : l’organisme ne pose jamais de mot de passe
- Lieux et salles : capacité, équipements, accessibilité aux personnes en situation de handicap
- Pièces des intervenants classées par nature : CV, diplômes, références, attestations
- Duplication d’une session complète, questionnaires et diaporamas compris
Indicateurs couverts : 172126
Neuf documents légaux générés, plus jamais recopiés
Programme, convention, convocations, émargement, attestations : tout se génère depuis les données de la session.
Chaque session expose sa checklist de documents avec leur état (fait / à faire) : programme de formation, convention ou contrat, convocations, règlement intérieur, questionnaire de positionnement, feuilles d’émargement, questionnaire de satisfaction, attestation de fin de formation et certificat de réalisation.
Les documents se composent à partir de vos données réelles — fiche formation, dates, lieu, stagiaires, formateurs, client — et s’impriment ou s’exportent en PDF depuis le navigateur. Le tableau de bord remonte les pièces manquantes des sessions déjà démarrées.
Les modèles ne sont pas figés : vous les modifiez dans l’application, avec vos mentions et votre mise en forme, et ils s’appliquent à toutes les sessions suivantes.
- Programme, convention et contrat de formation (L.6353-1 et suivants)
- Règlement intérieur, avec suivi des signatures des stagiaires
- Attestation de fin de formation et certificat de réalisation
- Modèles éditables par l’organisme, applicables à toutes les sessions
- Checklist par session et alerte des pièces manquantes
- Une convention par financeur, dont le montant se calcule à partir du tarif catalogue et du nombre de ses stagiaires
Indicateurs couverts : 156911
Supports, diaporamas et quiz, dans le navigateur
Vous composez vos diapositives, déposez vos supports et construisez vos questionnaires sans quitter l’application — les stagiaires les reçoivent au fil de la session.
Les diaporamas se composent dans l’application : rail des diapos à gauche, mise en forme enrichie, notes présentateur, préréglages de mise en page (diapo de titre, intertitre, image, deux colonnes) et six thèmes, dont un à contraste élevé. Le jour de la séance, la présentation se joue en plein écran dans le navigateur — les flèches pour avancer, une touche pour la vue présentateur qui n’affiche vos notes qu’à vous, une autre pour la vue d’ensemble. Le même diaporama s’exporte en PDF par l’impression du navigateur.
Les supports de cours se déposent par glisser-déposer sur la session, puis se publient au fil de la formation : un support publié apparaît chez les stagiaires connectés sans qu’ils rechargent la page. Vous décidez support par support s’il est simplement consultable ou téléchargeable. Les formats et la taille sont contrôlés (documents, bureautique, images, archives, audio et vidéo, 25 Mo par fichier) et le téléchargement passe par une route qui vérifie le rôle du demandeur. Une bibliothèque rattachée à la formation évite de redéposer les mêmes documents à chaque session.
Les questionnaires se construisent au même endroit : choix unique ou multiple, vrai-faux, réponse libre, échelle de 1 à 5. Les questions fermées sont corrigées automatiquement, les réponses libres à la main, et la note finale se calcule seule. Un quiz passe de brouillon à publié — chaque stagiaire ne répond qu’une fois — puis se ferme. Deux questionnaires n’ont même pas à être écrits : le positionnement se génère depuis les objectifs de la formation, la satisfaction reprend les sept critères officiels.
- Éditeur de diapositives : rail des diapos, mise en forme enrichie, notes présentateur
- Diaporama joué en plein écran dans le navigateur, vue présentateur, export PDF
- Publication au fil de la session : le support apparaît chez le stagiaire sans rechargement
- Consultable seul ou téléchargeable : vous choisissez support par support
- Quiz : choix unique et multiple, vrai-faux, réponse libre, échelle de 1 à 5
- Temps passé sur un diaporama, stagiaire par stagiaire
Indicateurs couverts : 111719
Un espace stagiaire qui donne envie d’aller au bout
Supports, diaporamas, quiz, émargement et attestation au même endroit — avec une progression qui se voit.
Le stagiaire retrouve toutes ses formations, y compris celles de plusieurs organismes différents, dans un seul espace. Il y télécharge les supports publiés par le formateur, consulte les diaporamas, répond aux questionnaires, signe ses demi-journées et récupère son attestation dès que la session est réalisée.
Une barre de progression, des niveaux, des séries et des badges rendent l’avancement lisible. L’effet est concret : un stagiaire qui voit ce qu’il lui reste à faire répond à ses questionnaires — et vos taux de réponse comptent le jour de l’audit.
- Toutes ses formations, même issues de plusieurs organismes
- Supports et diaporamas publiés au fil de la formation
- Signature des demi-journées depuis un téléphone
- Attestation téléchargeable dès la session réalisée
- Progression, niveaux et badges (XP, séries, réussites)
Le bilan pédagogique et financier, prérempli
Le cerfa 10443*17 se remplit à partir de votre année réelle : vous ne saisissez que ce que l’application ne peut pas savoir.
Le BPF est une obligation annuelle qui se paie cher en heures de tableur. Ici, les cadres qui se déduisent de vos données — stagiaires, heures, sessions, catégories — sont recalculés à partir de l’exercice ; vous ne saisissez que votre chiffre d’affaires et vos charges, qui n’existent nulle part ailleurs.
Le cadre C — l’origine des fonds — se ventile tout seul : vous désignez le financeur de chaque client (OPCO, France Travail, CPF, Transitions Pro, FAF, région, ou financement direct de l’entreprise ou du particulier), et chaque euro tombe sur la bonne ligne du cerfa, prise en charge partielle et reste à charge compris.
Le document se relit à l’écran, cadre par cadre, dans la présentation du cerfa, puis s’imprime ou s’exporte en PDF.
- Cerfa 10443*17, cadre par cadre
- Recalcul depuis les sessions et stagiaires de l’exercice
- Catalogue des financeurs : 11 OPCO, 5 FAF, CPF, France Travail, Transitions Pro, régions, État, Europe
- Cadre C ventilé automatiquement — plus rien à y saisir
- Part du chiffre d’affaires réalisée en formation calculée depuis votre CA total
- Prise en charge mentionnée dans la convention (subrogation, reste à charge)
- Impression et export PDF depuis le navigateur
Travailler à plusieurs sur la même session
Les écrans partagés se mettent à jour tout seuls, et vous voyez qui édite quoi pendant qu’il l’édite.
L’administrateur et ses formateurs travaillent souvent sur la même session au même moment. Les pages partagées — paramètres de l’organisme, modèles de documents, supports d’une session — se synchronisent en direct : la présence des autres est visible, et la frappe apparaît champ par champ.
Quand un formateur publie un support pendant la séance, il apparaît chez les stagiaires sans rechargement. Aucune donnée personnelle de stagiaire ne transite par ces notifications.
- Édition collaborative des paramètres et des modèles
- Présence et curseurs des autres utilisateurs
- Supports publiés visibles instantanément côté stagiaire
- Rôles cloisonnés : chacun ne voit que ce qui le concerne
Piloter votre Qualiopi
Les 32 indicateurs Qualiopi, toujours à jour
Un tableau de bord unique où chaque indicateur porte son niveau attendu, ses preuves et son état d’avancement.
Le Référentiel National Qualité est repris intégralement dans l’application : pour chaque indicateur, vous retrouvez le niveau attendu, les preuves attendues par l’auditeur, un statut (à faire, en cours, conforme), les preuves que vous avez déjà réunies et vos notes de travail.
Les indicateurs qui ne vous concernent pas disparaissent : le profil d’activité de votre organisme (formations certifiantes, AFEST, sous-traitance) détermine automatiquement ceux qui sont applicables. Vous ne perdez plus de temps à justifier ce qui ne vous est pas demandé.
Les registres exigés par le référentiel vivent au même endroit : réclamations, difficultés et aléas d’un côté, veille légale, métier et pédagogique de l’autre.
- Taux de conformité calculé en continu sur les seuls indicateurs applicables
- Preuves attendues rappelées indicateur par indicateur
- Registre des réclamations et des aléas (ind. 31, 32)
- Registre de veille légale, métier et pédagogique (ind. 23 à 25)
- CV et diplômes des intervenants conservés sur leur fiche, CV manquants ou vieux de plus de trois ans repérés en un coup d’œil (ind. 21)
- Une icône sur chaque champ qui compte pour l’audit explique, au survol, ce que l’auditeur y attend
- Suppression d’une pièce d’audit signalée avant coup : indicateur concerné, durée de conservation, archivage proposé à la place
- Rôle auditeur en lecture seule, données personnelles anonymisées
Indicateurs couverts : 212324253132
Du besoin du client à l’évaluation à froid : la boucle complète
Recueillez le besoin du client avant même d’ouvrir les inscriptions, puis laissez les questionnaires se générer et se corriger tout seuls.
Tout commence avant la formation, par l’analyse du besoin (indicateur 4) : vous envoyez au commanditaire un lien, il décrit son contexte, ses attentes, ses contraintes et ses besoins d’adaptation — sans créer de compte, en quelques minutes. L’application garde qui l’a exprimé et quand, ce qui distingue une note interne d’une pièce opposable en audit. Vous pouvez aussi le consigner vous-même après un simple échange téléphonique.
Le questionnaire de positionnement se génère en un clic à partir des objectifs de la formation : le bénéficiaire s’auto-évalue de 1 à 5 sur chacun, indique ses attentes et ses besoins particuliers, et sa moyenne alimente son score de positionnement. Là encore, un lien personnel suffit : nul besoin d’attendre la création des comptes stagiaires pour obtenir la preuve de l’indicateur 8.
Les quiz d’évaluation acceptent choix unique et multiple, vrai-faux, réponse libre et échelle de 1 à 5. Les questions fermées sont corrigées automatiquement, les réponses libres à la main, et la note finale se calcule seule. Vous voyez le taux de réponse, la moyenne, la distribution par question, et le détail stagiaire par stagiaire.
Le questionnaire de satisfaction reprend les sept critères officiels : sa moyenne alimente automatiquement la note sur 10 de l’indicateur 30. L’évaluation à froid, elle, s’ouvre toute seule 60 jours après la fin de la session — et n’écrase pas la note à chaud.
Au bout de la chaîne, les résultats que vous devez publier (indicateur 2) se calculent seuls : les évaluations donnent le taux de satisfaction et le taux de réussite de chaque session, et la fiche formation moyenne ceux de ses sessions. Plus de chiffre recopié à la main qui vieillit dès la session suivante — et si vous devez publier une autre valeur, vous la corrigez d’un clic, sans perdre le calcul.
- Recueil du besoin du commanditaire par lien, sans compte (ind. 4)
- Origine et date du besoin conservées : client ou organisme
- Positionnement généré depuis les objectifs de la formation
- Positionnement remplissable par lien, avant toute création de compte (ind. 8)
- Correction automatique des questions fermées, note calculée
- Satisfaction à chaud sur les 7 critères officiels (ind. 30)
- Évaluation à froid ouverte automatiquement à J+60
- Taux de satisfaction et de réussite calculés, session puis formation (ind. 2)
- Résultats globaux et détail par stagiaire
Indicateurs couverts : 2481130
Un émargement numérique qui fait preuve
Chaque stagiaire signe ses demi-journées, le jour même, depuis son téléphone — et la preuve tient à l’audit.
Le stagiaire signe au doigt ou à la souris, demi-journée par demi-journée. La fenêtre de signature est verrouillée par nos serveurs, à l’heure française : on ne signe ni la veille, ni la semaine suivante, quelle que soit l’heure affichée par l’appareil.
Selon votre configuration — définie au niveau de l’organisme puis affinée session par session — vous pouvez exiger un code de séance donné en salle, et contrôler la présence effective en distanciel. Chaque signature conserve son horodatage, son adresse IP et l’empreinte de l’appareil.
Le formateur suit la grille en direct et signe de son côté. La feuille d’émargement imprimable reprend les signatures numériques ; les demi-journées non signées restent vides, prêtes pour une signature manuscrite — le papier reste possible, il n’est simplement plus obligatoire.
- Fenêtre de signature verrouillée côté serveur (heure de Paris)
- Code de séance et contrôle de présence en distanciel
- Preuves conservées : horodatage, adresse IP, empreinte d’appareil
- Signature du formateur et grille de suivi en direct
- Feuille imprimable de repli pour les demi-journées non signées
Indicateurs couverts : 1012
Un audit blanc avant le vrai
Tirage d’un échantillon de dossiers, inspection pièce par pièce, verdict noté : vivez l’audit Qualiopi avant l’auditeur.
L’audit blanc reproduit la démarche d’un auditeur Qualiopi sur votre propre dossier : un numéro de tirage reproductible détermine un échantillon de dossiers stagiaires, chacun est inspecté pièce par pièce — convention, émargements, attestation, satisfaction, positionnement — puis un verdict tombe, sous forme d’un score sur 100 et d’une note de A à D.
Chaque écart relevé porte une gravité — critique, majeur ou mineur — et un lien qui mène directement à l’écran où le corriger. Un rapport imprimable garde la trace du passage, et l’historique de l’organisme trace la courbe de progression, audit après audit.
Une jauge de complétude par indicateur reste consultable gratuitement à tout moment, en teaser ; l’audit complet — tirage, inspection et verdict — se lance grâce à un crédit inclus dans votre palier chaque année civile, ou acheté à l’unité. Les écarts détectés peuvent générer directement des actions correctives dans le registre des non-conformités.
- Jauge de complétude gratuite, indicateur par indicateur
- Tirage d’échantillon reproductible, comme un vrai auditeur
- Verdict noté : score sur 100 et grade de A à D
- Rapport imprimable et historique avec courbe de progression
- Génère les actions correctives dans le registre des non-conformités
Indicateurs couverts : 3132
Commencez par une session
Créez votre organisme, saisissez une formation, planifiez une session : vous verrez tout de suite ce que l’outil prend en charge à votre place.