Cas d’usage

Votre quotidien aujourd’hui

Chaque session repart d’un classeur Excel recopié, avec le risque d’oublier une mise à jour d’un modèle sur une session en cours.

Les preuves des 32 indicateurs sont dispersées entre un Drive, une boîte mail et des dossiers papier — les rassembler avant un audit prend des jours.

Les feuilles d’émargement papier voyagent, se perdent parfois, et ne prouvent ni l’heure ni l’identité de la signature.

Relancer soi-même chaque stagiaire pour le questionnaire de satisfaction ou l’attestation prend un temps que vous préféreriez consacrer à former.

Ce que Qualiomatic apporte

• Une fiche formation réutilisable : le programme, les objectifs et les supports ne se ressaisissent plus à chaque session.
• Les 9 documents légaux (convention, convocation, émargement, attestation…) générés depuis les données de la session, cohérents entre eux.
• Un émargement numérique horodaté côté serveur : la preuve de présence tient debout devant un auditeur, sans classeur à trimballer.
• Un espace stagiaire où chacun retrouve seul ses supports, son questionnaire et son attestation dès la session terminée.
• Le tableau de bord des 32 indicateurs, avec les preuves déjà en place et celles qui manquent encore.
• L’offre gratuite couvre une activité en solo : de quoi démarrer sans rien dépenser.

Votre quotidien aujourd’hui

Personne n’a une vue d’ensemble : chaque formateur gère sa session à sa façon, dans son propre fichier.

Donner l’accès à un formateur sur une session revient à partager un mot de passe ou un dossier entier, sans distinction des droits.

Impossible de savoir, sans appeler chacun, quel indicateur est en retard sur quelle session.

Les modèles de documents évoluent, mais leur mise à jour ne redescend pas de façon fiable à tous les formateurs.

Ce que Qualiomatic apporte

• Des rôles cloisonnés : l’admin pilote l’ensemble de l’organisme, chaque formateur ne voit et n’agit que sur ses propres sessions.
• Des comptes formateur créés par invitation, avec traçabilité de qui a fait quoi et quand — plus de mot de passe partagé.
• Un tableau de bord organisme qui agrège la conformité des 32 indicateurs sur toutes les sessions, pas session par session.
• Des modèles de documents édités une fois par l’admin, diffusés instantanément à toutes les sessions qui les utilisent.
• La synchronisation en temps réel : un support publié ou un modèle modifié apparaît immédiatement chez les formateurs concernés.
• Le registre des réclamations et de la veille, tenu au niveau de l’organisme plutôt qu’éparpillé entre formateurs.

Votre quotidien aujourd’hui

Le Référentiel National Qualité, 32 indicateurs et 7 critères, se lit comme un texte juridique et ne dit pas quoi faire concrètement.

Vous ne savez pas lesquels de ces 32 indicateurs concernent réellement votre activité.

Les modèles de documents (convention, règlement intérieur, questionnaire de positionnement…) sont à écrire ou à récupérer depuis des sources disparates.

L’échéance de l’audit approche et il n’existe aucune vue d’ensemble de ce qui est prêt et de ce qui manque encore.

Ce que Qualiomatic apporte

• Le profil d’activité de l’organisme (certifiant, AFEST/alternance, sous-traitance) qui détermine automatiquement les indicateurs réellement applicables.
• Un statut clair par indicateur — preuves attendues, preuves déjà en place — plutôt qu’une liste de 32 lignes indifférenciées.
• Les 9 documents légaux fournis avec des modèles de départ, modifiables pour coller à votre activité.
• Une checklist de démarrage et des visites guidées qui indiquent, pas à pas, les premiers écrans à renseigner.
• Un centre d’aide d’une trentaine d’articles qui explique le pourquoi de chaque notion (session, émargement, applicabilité des indicateurs).
• Une clarté assumée : l’outil structure vos preuves, il ne se substitue pas à l’audit mené par un organisme certificateur accrédité.