Cas d’usage
Cas d’usage
Trois situations courantes, et ce que Qualiomatic y change.
Formateur indépendant
Vous formez seul, 20 à 60 stagiaires par an. Vous êtes certifié Qualiopi ou en train de l’obtenir.
Votre quotidien aujourd’hui
Chaque session repart d’un fichier Excel recopié, avec le risque d’oublier une mise à jour.
Vos preuves Qualiopi sont éparpillées entre le Drive, la boîte mail et des dossiers papier. Les rassembler avant un audit prend des jours.
Les feuilles de présence papier circulent, se perdent parfois, et ne prouvent ni l’heure ni l’identité du signataire.
Relancer chaque stagiaire pour le questionnaire de satisfaction ou l’attestation vous prend un temps que vous préféreriez passer à former.
Ce que Qualiomatic change
- Une fiche formation réutilisable : programme, objectifs et supports ne se ressaisissent plus.
- Les dix documents obligatoires (convention, convocation, feuille de présence, attestation…) générés depuis la session, cohérents entre eux.
- Une feuille de présence numérique, horodatée par nos serveurs : une preuve qui tient devant un auditeur, sans classeur.
- Un espace où chaque stagiaire retrouve seul ses supports, ses questionnaires et son attestation.
- Convocation, attestation et questionnaire de suivi partent tout seuls, signés de votre organisme. Plus rien à relancer.
- Le tableau de vos indicateurs Qualiopi, avec les preuves déjà là et celles qui manquent.
- L’offre gratuite couvre une activité en solo : vous démarrez sans rien dépenser.
Ce qu’on nous dit souvent
« Je suis seul, je n’ai pas le temps d’apprendre un outil de plus. »
Ce qu’on répond
Le temps d’apprentissage, c’est une session. Vous créez la formation, vous planifiez, et la convention, les convocations et la feuille de présence sortent dans l’heure. Le reste s’apprend au fil des sessions, avec une visite guidée par écran.
Résultat : Un dossier Qualiopi qui se construit au fil des sessions, plutôt que la veille de l’audit.
Organisme avec plusieurs formateurs
Vous dirigez un organisme de 3 à 15 formateurs, avec plusieurs sessions en même temps.
Votre quotidien aujourd’hui
Personne n’a de vue d’ensemble : chaque formateur gère sa session à sa façon, dans son propre fichier.
Donner l’accès à un formateur revient à partager un mot de passe ou un dossier entier.
Impossible de savoir, sans appeler chacun, quelle session est en retard sur quoi.
Les modèles de documents évoluent, mais la mise à jour n’arrive pas chez tous les formateurs.
Ce que Qualiomatic change
- Des rôles séparés : vous pilotez l’ensemble, chaque formateur ne voit que ses sessions.
- Des comptes formateur créés par invitation, avec la trace de qui a fait quoi et quand. Fini le mot de passe partagé.
- Un tableau de bord qui montre l’état Qualiopi de tout l’organisme, pas session par session.
- Des modèles de documents modifiés une fois, appliqués aussitôt à toutes les sessions.
- Une mise à jour en direct : un support publié ou un modèle modifié apparaît tout de suite chez les formateurs concernés.
- Les registres de réclamations et de veille tenus au niveau de l’organisme, plutôt qu’éparpillés.
Ce qu’on nous dit souvent
« Mes formateurs ont leurs habitudes, ils n’adopteront pas. »
Ce qu’on répond
Un formateur ne voit que ses sessions : la grille de présence, les supports, les questionnaires. Trois écrans, utilisables depuis un téléphone en salle. Et il y gagne dès la première session : plus de feuille à scanner, et l’attestation qui part sans lui.
Résultat : Vous gardez la vue d’ensemble sans devenir le goulot d’étranglement de chaque session.
Organisme qui prépare son audit
Vous préparez votre première certification Qualiopi, ou un audit de surveillance, et vous ne savez pas par où commencer.
Votre quotidien aujourd’hui
Le référentiel Qualiopi (sept critères, une trentaine d’indicateurs) se lit comme un texte de loi et ne dit pas quoi faire concrètement.
Vous ne savez pas quels indicateurs concernent vraiment votre activité, ni ce qui change au 1ᵉʳ novembre 2026.
Les modèles de documents (convention, règlement intérieur, test de niveau…) sont à écrire ou à récupérer à droite à gauche.
L’audit approche et vous n’avez aucune vue de ce qui est prêt et de ce qui manque.
Ce que Qualiomatic change
- Vous décrivez votre activité (formations certifiantes, alternance, sous-traitance) et l’application garde seulement les indicateurs qui vous concernent.
- Un état clair par indicateur (preuves attendues, preuves déjà là), plutôt qu’une liste de 32 lignes identiques.
- Les dix documents obligatoires fournis avec des modèles de départ, modifiables.
- Une liste de démarrage et des visites guidées qui indiquent, pas à pas, quoi remplir en premier.
- Un centre d’aide qui explique chaque notion (session, présence, indicateur applicable).
- Une promesse honnête : l’outil range vos preuves, il ne remplace pas l’audit mené par le certificateur.
Ce qu’on nous dit souvent
« Mon consultant s’occupe du dossier, je verrai l’outil après l’audit. »
Ce qu’on répond
Le consultant conçoit le système, l’outil le fait vivre entre deux visites. C’est là que les preuves se perdent. Invitez-le : comme administrateur pour régler les modèles avec vous, comme auditeur pour relire le dossier. Et le cycle suivant commence le lendemain de l’audit.
Résultat : Un point de départ concret : dès la première connexion, vous savez quels indicateurs vous concernent et par lequel commencer.
Vous vous reconnaissez ?
Gratuit, sans carte bancaire, sans engagement. Vos données restent à vous.