Avant de vous décider
Qualiomatic est-il fait pour vous ?
Ce que l’application fait, ce qu’elle ne fait pas, et ce que nous répondons aux objections qu’on nous oppose le plus souvent.
Fait pour vous si…
- Vous êtes un organisme de formation déclaré, sur la catégorie « Actions de formation », seul ou avec plusieurs formateurs.
- Vous voulez que la gestion du quotidien (sessions, documents, émargement, questionnaires) produise le dossier Qualiopi, au lieu d’y revenir la veille de l’audit.
- Vous acceptez de travailler dans un navigateur, et que vos stagiaires signent depuis leur téléphone quand ils le peuvent, sur papier sinon.
- Vous préférez des tarifs publics, un abonnement mensuel sans engagement et des données que vous pouvez sortir à tout moment.
Pas fait pour vous si…
- Votre activité relève uniquement des bilans de compétences, de la VAE ou de l’apprentissage (CFA) : ces catégories ne sont pas couvertes.
- Vous cherchez d’abord un outil de devis et de facturation : Qualiomatic n’en fait pas.
- Vous avez besoin d’un parcours e-learning autonome et modulaire : ce n’est pas un LMS.
- Vous exigez un nom de domaine personnalisé pour votre site, ou une visioconférence intégrée.
Trois façons de tenir son dossier aujourd’hui
Le tableur et le Drive
Ce qui marche
Gratuit, souple, et vous l’avez construit vous-même : personne ne le connaît mieux que vous.
Ce qui casse
Une cellule ne prouve rien : ni heure, ni auteur, ni lien vers la pièce. Les preuves vivent ailleurs (mails, scans, classeurs), et personne d’autre que vous ne saurait les rassembler.
Avec Qualiomatic
La même saisie produit la pièce et la preuve ; le statut de chaque indicateur se calcule sur ce qui a été fait. Et chaque liste s’exporte en CSV : le tableur reste disponible.
Un logiciel de gestion d’organisme
Ce qui marche
Tout au même endroit, souvent jusqu’aux devis et aux factures, pour des organismes de toutes tailles.
Ce qui casse
L’indicateur y reste souvent une case à cocher : l’outil sait que vous avez dit « fait », pas que c’est prouvé. Et une ressaisie par session reste une ressaisie.
Avec Qualiomatic
Nous ne faisons ni devis ni factures, et nous le disons. En échange, le statut d’un indicateur se mesure sur les preuves réelles, l’audit blanc tire un échantillon et note le dossier, et ce qui est décidé une fois (déroulé type, horaires, modèles, questionnaires) redescend sur chaque session.
Le consultant Qualiopi
Ce qui marche
Il connaît le référentiel, il a vu d’autres audits, il conçoit un système qui tient.
Ce qui casse
Il n’est pas là entre deux visites, et c’est là que les preuves se perdent : une feuille non signée, une évaluation à froid oubliée, une veille sans date.
Avec Qualiomatic
L’outil fait vivre son système au quotidien, et lui montre ce qui manque. Invitez-le en administrateur pour régler les modèles avec vous, ou en auditeur pour relire le dossier en lecture seule, données anonymisées.
Ce qu’on nous objecte, et ce qu’on répond
« Mon tableur et mon Drive me suffisent. »
Pour gérer, oui. Pour prouver, non : une cellule n’a ni heure, ni auteur, ni lien vers la pièce. Ici, la session que vous planifiez produit la convention, l’émargement et l’attestation, et le statut de l’indicateur se calcule sur ce qui a été fait.
« Je n’ai pas le temps de tout ressaisir. »
Une session suffit pour commencer : l’organisme, une fiche formation, la première session, et les documents sortent dans l’heure. Les stagiaires s’importent en CSV ; l’historique reste dans l’ancien outil, ce sont les sessions à venir qui comptent pour le prochain audit.
« Mes formateurs n’adopteront pas un outil de plus. »
Trois écrans leur suffisent : la grille d’émargement, les supports, les questionnaires, depuis un téléphone en salle. Ce qu’ils gagnent se voit dès la première session : plus de feuille à scanner.
« Mes stagiaires n’ont pas tous un smartphone. »
Ils n’en ont pas besoin : le formateur pointe les présents, la feuille s’imprime en repli, et les questionnaires s’ouvrent par un lien e-mail sans compte. L’espace stagiaire reste facultatif.
« L’auditeur acceptera-t-il un émargement numérique ? »
Le référentiel ne prescrit aucun format ; il demande une preuve de présence. Chaque signature est horodatée par nos serveurs dans la fenêtre du créneau, avec l’adresse IP et l’appareil, et un rôle auditeur, en lecture seule, lui laisse le vérifier lui-même.
« Je suis déjà certifié, mon audit est loin. »
L’audit de surveillance tire des sessions menées depuis le précédent : chacune tenue sans preuve solide ne se rattrape pas. Et le 1ᵉʳ novembre 2026, le référentiel passe à 33 indicateurs ; l’application bascule à la date.
« Et si vous fermez, que deviennent mes preuves ? »
Vous n’avez pas à attendre pour les récupérer : listes en CSV, documents et archives téléchargeables à tout moment. L’accord de traitement prévoit la restitution de tout pendant trente jours après la fin de l’abonnement, qui est mensuel et sans engagement.
« C’est trop cher pour un indépendant. »
Avec une ou deux sessions par an, restez en gratuit : il le reste. Au-delà, l’abonnement remplace les envois à la main, les feuilles à scanner et les jours de préparation d’audit, sans engagement, avec retour au gratuit possible sans rien perdre.
Ce que Qualiomatic ne fait pas
Dit avant l’inscription plutôt que découvert après. Pour chaque manque, ce qu’on fait à la place.
Les devis et les factures
Aucun devis ni facture ne sort de l’application. Le prix de session alimente la convention et le BPF ; votre outil de facturation reste en place, et les listes s’exportent en CSV pour votre comptable.
Les dossiers CPF, OPCO et France Travail
Pas de connexion à EDOF ni aux plateformes des OPCO. Le financeur de chaque client ventile le BPF, le commanditaire a son espace en ligne, et trente fiches financeurs décrivent les démarches.
Un nom de domaine personnalisé
Votre site public est servi sous « qualiomatic.fr/of/votre-organisme ». Si vous avez déjà un site, renvoyez-y depuis votre menu « Formations ».
La visioconférence
Le lien de votre outil de visio se dépose dans les supports ; l’émargement à distance, lui, est pris en charge, avec code de séance et contrôle de présence dans la formule Pro.
Les autres catégories du référentiel
Bilans de compétences, VAE et apprentissage ne sont pas couverts. Le périmètre est la catégorie « Actions de formation ».
La garantie d’être certifié
Aucun outil ne peut la donner. L’audit reste mené par un organisme certificateur accrédité, indépendant de nous, qui seul décide.
La signature électronique qualifiée
La convention se signe en ligne au pad, avec heure, adresse IP et empreinte du document : une signature simple au sens d’eIDAS, pas une signature qualifiée par un prestataire de confiance.
Le plus simple est d’essayer sur une session réelle
Créez votre organisme, saisissez une formation, planifiez une session : vous verrez en une heure ce que l’outil prend en charge à votre place, et ce qu’il ne prend pas.
Offre gratuite, sans carte bancaire. Vous restez propriétaire de vos données.