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Registre des activités de traitement
Publié au titre de l’article 30 du RGPD, pour permettre à chaque organisme client de le verser à son propre registre.
Dernière mise à jour : 21/08/2026
1. Responsable de traitement et sous-traitant
Qualiomatic est une plateforme multi-organismes. La qualification varie selon les données, comme détaillé dans la politique de confidentialité :
- pour les données des stagiaires et des personnes gérées dans l’application, l’organisme de formation client est responsable de traitement et l’éditeur agit en sous-traitant (art. 28) ;
- pour les données de ses propres clients (comptes administrateurs, facturation, mesure d’audience interne), l’éditeur est responsable de traitement.
Éditeur : FI-DATA — coordonnées complètes aux mentions légales. Aucun délégué à la protection des données n’a été désigné, cette désignation n’étant pas requise au titre de l’article 37 du RGPD : l’activité de l’éditeur n’implique ni suivi régulier et systématique à grande échelle, ni traitement à grande échelle de données visées à l’article 9. Les demandes relatives à la protection des données sont traitées à l’adresse contact@qualiomatic.fr.
2. Traitements mis en œuvre
| Traitement | Finalité | Base légale | Personnes concernées |
|---|---|---|---|
| Gestion des comptes et des accès | Authentifier les utilisateurs, appliquer les rôles et cloisonner les organismes | Exécution du contrat | Administrateurs, formateurs, stagiaires, auditeurs |
| Gestion des sessions de formation | Organiser les sessions, inscrire les stagiaires, produire les documents légaux | Exécution du contrat conclu par l’organisme | Stagiaires, formateurs, clients de l’organisme |
| Émargement numérique | Prouver la présence effective par demi-journée (signature, horodatage, IP, appareil) | Obligation légale de l’organisme (art. L.6362-1 du code du travail) | Stagiaires, formateurs |
| Évaluation et satisfaction | Mesurer les acquis et la satisfaction (indicateurs Qualiopi 11, 12 et 30) | Obligation légale et intérêt légitime (certification) | Stagiaires |
| Bilan pédagogique et financier (BPF) | Produire la déclaration annuelle (cerfa 10443*17) | Obligation légale de l’organisme | Stagiaires (données agrégées) |
| Facturation des abonnements | Encaisser et justifier les abonnements à la plateforme | Exécution du contrat et obligation légale comptable | Administrateurs des organismes clients |
| Sécurité et journalisation | Tracer les accès et les actions sensibles, détecter les abus | Intérêt légitime de l’éditeur et de l’organisme | Tous les utilisateurs |
| Mesure d’audience interne | Comprendre l’usage de l’application pour l’améliorer | Intérêt légitime de l’éditeur | Tous les utilisateurs connectés |
| Mesure d’audience sans cookie | Mesurer la fréquentation du site et de l’application, sans cookie (Causalit), hors le site public des organismes ; estimer la part de fréquentation perdue à cause des bloqueurs, en transmettant chaque page consultée depuis le navigateur et depuis les serveurs de l’éditeur (adresse IP et identifiant de navigateur employés de façon transitoire pour la seule empreinte journalière, jamais conservés) ; et constater la survenance d’une création de compte, d’un abonnement, d’un achat de crédit d’audit ou d’une demande de contact, sans identité ni montant | Intérêt légitime de l’éditeur | Visiteurs du site public, utilisateurs connectés |
| Mesure d’audience externe (Google Analytics) | Mesurer la fréquentation du site et de l’application par la balise Google Analytics, et rattacher les inscriptions, abonnements et demandes de contact à la campagne publicitaire qui les a produits (attribution des conversions) — hors le site public des organismes. Sans personnalisation des annonces ni constitution d’audiences publicitaires | Consentement du visiteur | Visiteurs et utilisateurs ayant accepté |
3. Catégories de données et durées de conservation
La colonne « Effacement » indique le sort de chaque catégorie lorsqu’une personne exerce son droit à l’effacement. Les pièces marquées « Conservée (preuve) » subsistent : le droit à l’effacement cède devant l’obligation de conservation qui pèse sur l’organisme de formation (art. 17.3.b du RGPD). L’identité y est alors remplacée par un pseudonyme.
| Catégorie de données | Durée de conservation | Justification | Effacement |
|---|---|---|---|
| Demandes reçues par le formulaire de contact du site public de l’organisme (nom, e-mail, téléphone, entreprise, message) | 12 mois après réception, puis suppression automatique | Intérêt légitime de l’organisme (répondre à une sollicitation) ; information donnée au moment de la saisie. | Effacée |
| Comptes utilisateurs (identifiant, e-mail, mot de passe haché, rôles) | Vie du compte, puis anonymisation 30 jours après la demande de suppression | Exécution du contrat : sans compte, pas d’accès au service. | Pseudonymisée |
| Sessions de connexion (jeton, dernière activité) | 30 jours glissants (expiration du jeton), purgés automatiquement | Sécurité du service (intérêt légitime). | Effacée |
| Jetons à usage unique (vérification d’adresse, invitation, réinitialisation, recueil du besoin, positionnement) | De 1 heure à 45 jours selon le type, à usage unique | Sécurité du service (intérêt légitime). | Effacée |
| Fiches stagiaires et formateurs (identité, coordonnées, entreprise, notes internes) | Vie du dossier de formation, puis pseudonymisation sur demande d’effacement | Exécution du contrat conclu par l’organisme de formation. | Pseudonymisée |
| Émargements : signatures, horodatages, adresse IP et empreinte d’appareil | 3 ans à compter de la fin de l’action de formation, au minimum | Obligation légale de l’organisme (contrôle administratif et financier, art. L.6362-1 du code du travail) : ces pièces survivent à une demande d’effacement, rattachées au pseudonyme. | Conservée (preuve) |
| Résultats d’évaluation, positionnement, acquis et attestations | 3 ans à compter de la fin de l’action de formation, au minimum | Obligation légale et exigences Qualiopi (indicateurs 11 et 12) : preuve de l’atteinte des objectifs. | Conservée (preuve) |
| Recueil du besoin exprimé par le client commanditaire (contexte, attentes, contraintes, besoins d’adaptation) | 3 ans à compter de la fin de l’action de formation, au minimum | Exigence Qualiopi (indicateur 4) : prouver que le besoin a été analysé avec l’entreprise ou le financeur avant la prestation. Écrit par le commanditaire lui-même (lien à usage unique, valable 45 jours) ou consigné par l’organisme — dans les deux cas c’est une pièce du dossier, pas une donnée de confort. | Conservée (preuve) |
| Journal des e-mails pédagogiques (destinataire, adresse, date d’envoi, pièces annoncées) | 3 ans à compter de la fin de l’action de formation, au minimum | C’est la **preuve d’envoi** : sans elle, un organisme ne peut établir qu’il a convoqué un bénéficiaire (indicateur 9) ni qu’il lui a remis son attestation (indicateur 11). L’adresse y est conservée telle qu’elle était au moment de l’envoi — une fiche corrigée depuis ne réécrit pas l’histoire —, puis remplacée par le pseudonyme sur demande d’effacement : ce qui compte à l’audit est qu’un message soit parti, pas à quelle adresse. | Pseudonymisée |
| Commentaires libres de satisfaction (verbatims) | Vie du dossier, effacés sur demande d’effacement | La note chiffrée suffit à l’indicateur 30 ; le verbatim est du texte libre, principal vecteur de ré-identification. | Effacée |
| Besoin d’aménagement exprimé à l’inscription | Vie du dossier de session, effacé sur demande d’effacement | Organiser l’accueil d’une personne en situation de handicap (indicateur 26) suppose de savoir ce qu’il faut adapter. Le champ ne recueille **que** cela : jamais un diagnostic, une pathologie ni un taux d’incapacité — ce sont des données de santé (art. 9 RGPD), qu’un organisme de formation n’a ni base légale ni besoin de collecter. Il est porté par l’inscription et non par la fiche de la personne, de sorte qu’il meurt avec le dossier de la session qui l’a justifié. | Effacée |
| Registre des adaptations : situation, aménagement, résultat | 3 ans à compter de la fin de l’action de formation, au minimum | Exigence Qualiopi (indicateur 26) : prouver qu’un besoin repéré a donné lieu à un aménagement, et ce qu’il a produit. La pièce est conservée, mais **l’identité ne l’est pas** : l’anonymisation d’un bénéficiaire détache la ligne de sa personne et efface le texte de la situation, qui est le seul champ susceptible de le ré-identifier. Ce qui reste — catégorie d’aménagement, mesure prise, résultat — prouve le dispositif sans décrire personne, et c’est aussi tout ce que l’auditeur voit. | Pseudonymisée |
| Signatures du règlement intérieur | 3 ans à compter de la signature, au minimum | Preuve de l’information du stagiaire (obligation de l’organisme). | Conservée (preuve) |
| Progression ludique de l’espace stagiaire (XP, séries, achievements) | Vie du compte, effacée sur demande d’effacement | Confort d’usage : aucune obligation de conservation. | Effacée |
| Suivi pédagogique individuel (supports téléchargés, temps passé sur les présentations) | Vie du dossier de formation, effacé sur demande d’effacement | Suivi pédagogique de l’organisme. L’assiduité, elle, est prouvée par l’émargement, qui est conservé. | Effacée |
| Progression des visites guidées | Vie du compte, effacée sur demande d’effacement | Confort d’usage : aucune obligation de conservation. | Effacée |
| Journal d’activité des comptes et des organismes | Vie du compte ou de l’organisme ; libellés pseudonymisés sur demande d’effacement | Sécurité et traçabilité des accès (intérêt légitime). | Pseudonymisée |
| Démo publique : contenu du bac à sable engendré pour un visiteur anonyme (organisme fictif, quatre comptes synthétiques, sessions, émargements et documents — tous inventés par la machine) et tout e-mail que ce bac aurait envoyé, retenu au lieu d’être expédié | 2 heures après l’ouverture du bac, puis suppression automatique (organisme, comptes et fichiers) | Intérêt légitime de l’éditeur : faire essayer le produit sans inscription. Aucune donnée personnelle n’y entre du fait de l’éditeur — le contenu est intégralement fictif, sur un domaine d’adresses réservé aux exemples (RFC 2606). Le visiteur peut en saisir (une fiche stagiaire, une adresse) : elles disparaissent avec le bac, et les e-mails du bac ne sortent jamais, ce qui interdit d’écrire à un tiers depuis la démo. | Effacée |
| Démo publique : journal des ouvertures (date, empreinte salée de l’adresse IP du visiteur, date d’une éventuelle inscription) | 30 jours après l’ouverture, puis suppression automatique | Intérêt légitime de l’éditeur : limiter les ouvertures répétées depuis une même adresse et mesurer la conversion de la démo. L’adresse IP n’est jamais conservée en clair : seule une empreinte salée l’est, qui permet de reconnaître un même visiteur sans permettre de le retrouver. | Effacée |
| Mesure d’audience interne de la plateforme (pages consultées, présence) | 180 jours, purge automatique | Intérêt légitime de l’éditeur : amélioration du service. Réservé au superadmin. | Effacée |
| Notifications de l’application (cloche) : type d’évènement, libellés métier associés, dates de lecture et de récapitulatif, et réglage e-mail par famille | 6 mois après la dernière occurrence, puis suppression automatique | Confort d’usage : une notification n’est la preuve de rien — ce qu’elle annonce (émargement, évaluation, envoi d’un document) est conservé par la table qui le porte, avec sa propre durée et son propre sort. La supprimer n’efface donc aucune pièce. | Effacée |
| Messagerie superadmin : fils de discussion avec les correspondants (nom, e-mail, adresse IP, contenu libre, pièces jointes, date de chargement de l’en-tête des messages que nous envoyons) | 36 mois après le dernier message du fil, puis suppression. Les pièces jointes des messages indésirables, des réponses automatiques et des avis de non-remise sont, elles, supprimées au bout de 7 jours : le texte du message reste jusqu’aux 36 mois, ses fichiers non. | Intérêt légitime de l’éditeur : traiter la correspondance reçue sur ses adresses génériques (contact, support, facturation…), et savoir si une réponse a été délivrée avant de la relancer. Aucune obligation de conservation ne s’y attache, ni pour l’éditeur ni pour l’organisme de formation. | Effacée |
| Supports de cours et présentations déposés par l’organisme | Vie du compte de l’organisme | Exécution du contrat : ce sont les contenus de l’organisme, pas des données de stagiaire. | Conservée (preuve) |
| Pièces justificatives des intervenants (CV, diplômes, références) | Cycle de certification Qualiopi (3 ans) après la dernière intervention, conservées malgré une demande d’effacement | Exigence Qualiopi (indicateur 21) : l’organisme doit pouvoir justifier les compétences de ses intervenants à tout moment du cycle (audit initial, surveillance, renouvellement). Le droit à l’effacement cède devant cette obligation de conservation (art. 17.3.b) : la fiche est pseudonymisée, la pièce reste. Un intervenant qui ne souhaite pas laisser ses coordonnées peut fournir un CV anonymisé, qui prouve la compétence tout autant. | Conservée (preuve) |
| Preuve d’acceptation des conditions générales et de la déclaration de qualité de professionnel (version, date et heure, compte déclarant, adresse IP) | Durée du contrat, puis 3 ans après son terme | C’est la **preuve du contrat de sous-traitance** de l’article 28 du RGPD, conclu par voie électronique (art. 28.9) : sans elle, l’accord existe mais rien n’atteste quelle version a été acceptée, quand, ni par qui. L’annexe 1 (article 15) s’engage elle-même sur cette durée ; l’effacer reviendrait à rendre le contrat inopposable, y compris à l’organisme qui le réclamerait. | Conservée (preuve) |
| Abonnements et pièces de facturation | 10 ans | Obligation légale comptable (art. L.123-22 du code de commerce). | Conservée (preuve) |
4. Destinataires et sous-traitants ultérieurs
- OVH SAS (France) — hébergement des serveurs et des bases de données, au sein de l’Union européenne ;
- Stripe Payments Europe, Limited (Irlande) — encaissement des abonnements ; les données de carte bancaire sont collectées directement par Stripe, l’éditeur n’y a jamais accès ;
- envoi des e-mails transactionnels : assuré par l’infrastructure de l’éditeur, sans prestataire de routage tiers.
- Causalit (causalit.fr) — mesure d’audience du site et de l’application, sans cookie ni identifiant persistant ; service édité par FI-DATA (80 rue Jean Jaurès, 32500 Fleurance — coordonnées complètes aux mentions légales) et hébergé par OVH SAS (France). Il reçoit l’adresse des pages consultées, les données de visite décrites dans la politique cookies et trois évènements nommés (compte créé, abonnement ou crédit d’audit acquis, demande de contact envoyée) sans identité ni montant, jamais le contenu des pages. L’achat d’un abonnement ou d’un crédit d’audit lui est transmis depuis les serveurs de l’éditeur (un paiement est confirmé par le prestataire de paiement, non par la page d’arrivée) : sans lecture du terminal, sans adresse IP ni navigateur du visiteur, sans identifiant de compte ni montant. Lorsqu’une adresse IP est transmise par ailleurs, elle sert transitoirement au calcul d’une empreinte journalière et n’est pas conservée ; l’adresse IP n’est jamais conservée et les données le sont au plus vingt-quatre mois. Le site public des organismes est hors de cette mesure.
- Google Ireland Limited (Irlande) — balise Google Analytics, pour les seuls visiteurs qui l’ont acceptée : modèle de la page consultée (sans identifiant, et sans autre paramètre d’adresse que ceux qui désignent la campagne d’origine), données techniques de la visite, et survenance d’une inscription, d’un abonnement, d’un achat de crédit ou d’une demande de contact — sans montant ni identité. Jamais le contenu des pages.
Aucune donnée n’est cédée, louée ou revendue à des tiers, et aucun profilage ni ciblage publicitaire n’est réalisé : la balise Google Analytics sert la mesure d’audience et l’attribution des conversions à une campagne, et elle est configurée sans personnalisation des annonces, sans signaux Google et sans constitution d’audiences publicitaires — aucune donnée identifiant une personne n’est transmise, même sous forme chiffrée. Les transferts hors Union européenne sont détaillés au §5 de la politique de confidentialité.
5. Mesures de sécurité
- mots de passe conservés sous forme d’empreinte irréversible à sel aléatoire ;
- liens d’invitation, de vérification et de réinitialisation à usage unique, expirants, stockés en empreinte ;
- cloisonnement des données par organisme, contrôlé à chaque lecture et à chaque écriture ;
- contrôle du rôle à l’accès de chaque fichier déposé ; noms de stockage générés par le serveur ;
- rôle « auditeur » en lecture seule sur des données anonymisées ;
- journalisation des actions sensibles et des accès administrateur ;
- sauvegardes régulières et purge automatique des données de mesure d’audience au-delà de 180 jours.
6. Exercice des droits
Chaque utilisateur connecté peut, depuis la page Mon compte de son espace :
- télécharger l’intégralité de ses données personnelles au format JSON (droit d’accès et de portabilité, art. 15 et 20), tous organismes confondus ;
- demander la suppression de son compte (droit à l’effacement, art. 17). La demande est confirmée par e-mail et reste annulable pendant 30 jours ; passé ce délai, l’identité est effacée de manière irréversible et remplacée par un pseudonyme sur les pièces conservées.
Un stagiaire peut également adresser sa demande à son organisme de formation, qui dispose dans son espace d’une fonction d’anonymisation appliquant exactement les mêmes règles. Pour les données dont l’éditeur est responsable de traitement, la demande passe par la page Contact.
7. Contrat de sous-traitance (DPA)
Le contrat de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD, entre l’organisme client et l’éditeur, est l’annexe 1 des conditions générales : accord de traitement des données (DPA). Il est en vigueur dès l’acceptation des conditions générales à la création du compte — l’article 28.9 du RGPD admettant l’écrit sous forme électronique, aucune signature manuscrite n’est requise. L’organisme retrouve la date et la version acceptées dans la page « Paramètres » de son espace, et peut y télécharger l’accord pour son propre dossier RGPD.