Questions fréquentes

Qualiomatic s’adresse aux organismes de formation certifiés Qualiopi, en cours de certification, ou qui veulent simplement mieux gérer leur activité — sur la catégorie « Actions de formation ». Que vous soyez formateur indépendant ou organisme de plusieurs formateurs, l’application couvre le même périmètre : gestion des sessions, de l’annuaire et des comptes, documents légaux, supports et questionnaires, émargement, espace stagiaire, et suivi des 32 indicateurs.

Les autres catégories du référentiel (bilans de compétences, VAE, CFA) ne sont pas couvertes à ce jour.

Oui. Toute la gestion de l’organisme fonctionne indépendamment de la certification : sessions et planning, annuaire des clients, stagiaires, intervenants et salles, documents légaux, supports et diaporamas, questionnaires, émargement numérique, espace stagiaire et bilan pédagogique et financier. Rien de tout cela ne demande d’être certifié — ce sont les outils du métier, pas ceux de l’audit.

Le suivi des 32 indicateurs est là quand vous en avez besoin : il se nourrit des données que vous saisissez déjà, si bien qu’un organisme qui utilise l’application depuis un an arrive devant l’auditeur avec un dossier largement constitué, sans avoir eu à le monter à part.

Non, Qualiomatic est une application 100 % web : rien à installer, ni pour vous ni pour vos stagiaires. Un navigateur récent suffit.

Le compte se crée par inscription publique en trois étapes, avec vérification de l’e-mail. Une checklist de démarrage et des visites guidées accompagnent ensuite les premiers écrans (profil d’activité, première formation, première session), pour que le suivi des indicateurs commence sans avoir à tout comprendre d’un coup.

Non, et c’est un parti pris d’interface : une icône Qualiopi marque les champs qui comptent pour l’audit et explique, au survol, ce que l’auditeur attend à cet endroit et comment le remplir — les numéros d’indicateurs restent dans le panneau, où ils ont un sens, plutôt qu’en abréviation au fil des libellés.

Le reste de l’accompagnement suit la même logique : une visite guidée se lance une fois sur chaque écran dense et reste relançable, une checklist de démarrage indique les premières choses à faire, et le centre d’aide intégré rassemble une trentaine d’articles filtrés par rôle, avec recherche plein texte.

Oui, une session accepte un import de stagiaires au format CSV, ce qui évite de ressaisir une liste déjà tenue dans un tableur.

Qualiomatic n’est pas un LMS au sens de parcours e-learning autonomes et modulaires : c’est un outil de pilotage Qualiopi, centré sur la conformité et la diffusion des supports d’une session.

Concrètement, le stagiaire y retrouve les supports publiés, les diaporamas de la formation, les quiz, l’émargement numérique et, dès la session marquée « Réalisée », son attestation de fin de formation à télécharger. Une progression visible — points, niveaux, badges — l’accompagne sans se substituer au contenu pédagogique, qui reste celui que vous déposez.

Oui, les deux se fabriquent dans le navigateur, sans logiciel à installer. Les diaporamas se composent dans un éditeur de diapositives (mise en forme enrichie, notes présentateur, préréglages de mise en page, six thèmes), se jouent en plein écran le jour de la séance — vue présentateur comprise — et s’exportent en PDF.

Les questionnaires acceptent choix unique et multiple, vrai-faux, réponse libre et échelle de 1 à 5 ; les questions fermées sont corrigées automatiquement. Un quiz passe de brouillon à publié, chaque stagiaire n’y répond qu’une fois, puis il se ferme. Diaporamas et supports se publient de la même façon : ils apparaissent dans l’espace des stagiaires inscrits au moment où vous le décidez.

Oui, l’interface est intégralement disponible en français et en anglais, y compris pour vos stagiaires. Les documents légaux et le référentiel Qualiopi, en revanche, restent en français : ce sont des pièces de droit français.

Non. Aucun outil ne peut garantir l’obtention de la certification, qui relève de la seule appréciation de l’organisme certificateur. Qualiomatic structure vos preuves — statut par indicateur, documents générés, émargement horodaté, données de satisfaction — pour que votre dossier soit complet et cohérent le jour de l’audit.

L’audit lui-même reste réalisé par un organisme certificateur accrédité, indépendant de Qualiomatic, qui seul décide de la délivrance de la certification.

Les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité sont tous suivis dans l’application, mais tous ne s’appliquent pas à tous les organismes : leur applicabilité dépend de votre profil d’activité (actions certifiantes, AFEST ou alternance, sous-traitance). Qualiomatic ne vous demande de traiter que les indicateurs qui vous concernent réellement.

Les indicateurs 22 et 32 restent applicables mais ne sont pas audités pour les nouveaux entrants.

C’est précisément ce que demande l’indicateur 4 : analyser le besoin « en lien avec l’entreprise et/ou le financeur », avant la prestation — donc souvent avant que les bénéficiaires soient nommés. Dans Qualiomatic, le recueil du besoin se rattache au client commanditaire de la session, pas au stagiaire : vous lui envoyez un lien, il décrit son contexte, ses attentes, ses contraintes et ses besoins d’adaptation sans créer de compte, et l’application conserve la date et l’origine de sa réponse.

Le questionnaire de positionnement (indicateur 8) suit la même logique : chaque bénéficiaire reçoit un lien personnel et s’auto-évalue avant la formation, qu’il ait un compte ou non. Le score obtenu est le même que s’il avait répondu depuis son espace.

Oui, un rôle « auditeur » dédié donne un accès en lecture seule au dossier de conformité, aux documents et à l’émargement. Les données personnelles des stagiaires y sont anonymisées, conformément au principe de minimisation.

L’émargement numérique repose sur un horodatage calculé par nos serveurs, à l’heure française, avec une fenêtre de signature limitée au jour même et des preuves complémentaires (adresse IP, appareil utilisé). Ces éléments visent précisément à donner à la signature une valeur probante comparable à une feuille papier signée en présentiel.

Pour les demi-journées non signées, une feuille d’émargement imprimable reste disponible en solution de repli, pour une signature manuscrite classique.

Oui, le palier Gratuit permet de découvrir l’application avec des plafonds adaptés à une petite activité (nombre de stagiaires, de formateurs, de sessions et d’espace de stockage). Aucune carte bancaire n’est demandée pour l’utiliser.

Il n’y a aucun engagement de durée. Le changement de formule (montée ou descente de palier) et la résiliation se font à tout moment, en libre-service, depuis l’espace de facturation sécurisé accessible dans vos paramètres.

Oui, les prix sont affichés hors taxes. La TVA applicable est calculée automatiquement au moment du paiement, selon votre pays et votre numéro de TVA intracommunautaire.

Rien n’est jamais supprimé. Lorsqu’un plafond est atteint (stagiaires, formateurs, sessions ou stockage), seule la création d’un nouvel élément au-delà du plafond est bloquée, avec un message invitant à passer au palier supérieur. Tout ce qui existe déjà continue de fonctionner normalement. Archiver un stagiaire ou une session déjà réalisée libère une place sans rien détruire : les preuves restent conservées.

Chaque palier inclut un certain nombre d’audits blancs par année civile, remis à zéro au 1er janvier. Ce quota se complète de crédits achetés à l’unité, qui n’expirent jamais : ils restent disponibles d’une année sur l’autre, contrairement au quota inclus.

Les quantités incluses par palier et le tarif d’achat à l’unité sont indiqués sur la page Tarifs et sur votre espace /abonnement une fois connecté — des chiffres réglables, à consulter là-bas plutôt qu’à retenir.

Non. L’audit blanc est un outil de préparation interne : il tire un échantillon de vos dossiers stagiaires, l’inspecte comme le ferait un auditeur et rend un verdict noté, pour que vous corrigiez vos écarts avant le jour J.

L’audit Qualiopi réel reste mené par un organisme certificateur accrédité, indépendant de Qualiomatic, qui seul décide de la délivrance de la certification.

Les détails d’hébergement (localisation, sous-traitants techniques, durées de conservation) sont précisés dans notre politique de confidentialité, qui fait foi sur ce point.

Votre organisme de formation est responsable du traitement des données de ses stagiaires et de son personnel, au sens du RGPD : c’est vous qui décidez de leur collecte et de leur usage. L’éditeur de Qualiomatic intervient comme sous-traitant, au service de ce traitement.

Le contrat est obligatoire : l’article 28 du RGPD l’impose dès qu’un prestataire traite des données pour votre compte. Il constitue l’annexe 1 de nos conditions générales et se conclut à leur acceptation par votre administrateur, à la création du compte — l’article 28.9 admettant l’écrit « sous forme électronique ».

La version acceptée, sa date et le compte l’ayant acceptée sont horodatés et affichés dans vos paramètres : ces éléments constituent la preuve à présenter à un auditeur, un OPCO ou un acheteur public. L’accord est consultable et téléchargeable à tout moment sur la page DPA, et un exemplaire contresigné peut être obtenu sur demande pour les marchés qui l’exigent.

Les mots de passe ne sont jamais stockés en clair : seule une empreinte irréversible est conservée, y compris de notre côté. Les sessions de connexion sont révocables, les comptes se créent exclusivement par invitation ou inscription vérifiée, et les rôles cloisonnent strictement les données entre organismes : un organisme ne voit jamais les données d’un autre.

Vos documents générés (conventions, attestations, feuilles d’émargement…) restent téléchargeables à tout moment, et vos données sont sauvegardées régulièrement.