Questions fréquentes

Aux organismes de formation, seuls ou à plusieurs formateurs : certifiés Qualiopi, en cours de certification, ou qui veulent simplement mieux gérer leur activité. Sessions, stagiaires, documents, présences, questionnaires, dossier Qualiopi : tout est au même endroit.

Les bilans de compétences, la VAE et l’apprentissage (CFA) ne sont pas couverts à ce jour.

Oui, sans rien remplir. La page Démo ouvre en quelques secondes un organisme fictif, déjà rempli, rien que pour vous : formations, sessions, stagiaires, documents, présences. Vous pouvez passer du rôle de responsable à celui de formateur, de stagiaire ou d’auditeur.

La démo dure deux heures, puis tout est effacé. Aucun e-mail ne part vraiment. Quand vous créez votre compte, vous repartez d’un organisme vide, avec vos vraies données.

Oui. Toute la gestion fonctionne sans certification : sessions, planning, stagiaires, formateurs, documents, supports, questionnaires, présences, espace stagiaire, bilan annuel. Ce sont les outils du métier.

Le suivi Qualiopi est là quand vous en avez besoin. Il se nourrit de ce que vous saisissez déjà : après un an d’utilisation, votre dossier est en grande partie constitué, sans l’avoir monté à part.

Pour gérer, un tableur suffit souvent. Pour prouver, non : une case cochée ne dit ni qui, ni quand, ni où est le document. Le jour de l’audit, les preuves sont éparpillées et il faut des jours pour les rassembler.

Ici, la même saisie sert deux fois. La session que vous planifiez produit la convention, la feuille de présence et l’attestation. Et ce qui a été fait met à jour votre dossier Qualiopi tout seul.

Vous gardez votre tableur : chaque liste s’exporte vers Excel, à tout moment.

Rien à installer, ni pour vous ni pour vos stagiaires : tout se passe dans le navigateur.

Le compte se crée en trois étapes. Ensuite, une liste de démarrage et des visites guidées vous mènent aux premiers écrans : votre activité, votre première formation, votre première session.

Une session, pour commencer. Vous créez l’organisme, une formation, puis la première session : la convention, les convocations et la feuille de présence sortent dans l’heure. Le reste suit au rythme des sessions.

Vos listes de stagiaires s’importent depuis Excel. Vos réglages (déroulé habituel, horaires, questionnaires, modèles) se font une fois. L’historique de vos anciennes sessions, lui, reste dans votre ancien outil : pour le prochain audit, ce sont les sessions à venir qui comptent.

Ils n’ont pas tout l’outil à apprendre. Un formateur ne voit que ses sessions : la grille de présence qui se remplit pendant que les stagiaires signent, les supports à publier, les questionnaires à ouvrir. Trois écrans, utilisables depuis un téléphone en salle.

Et ils y gagnent tout de suite : plus de feuille papier à faire circuler et à scanner, l’attestation qui part sans eux, un CV à déposer une fois. Vous, vous voyez quelle session est en retard sans appeler personne.

Ils n’en ont pas besoin. Le formateur pointe lui-même les présents, et la feuille de présence s’imprime pour une signature à la main. Les questionnaires s’ouvrent par un lien reçu par e-mail, sans compte, et s’impriment aussi.

L’espace stagiaire reste facultatif : rien dans votre dossier Qualiopi n’en dépend.

Non. Les champs qui comptent pour l’audit portent une petite icône : au survol, elle explique ce que l’auditeur attend à cet endroit et comment le remplir.

Chaque écran a sa visite guidée, une liste de démarrage dit quoi faire en premier, et le centre d’aide explique chaque notion en langage courant.

Qualiomatic les envoie lui-même : un e-mail avant la formation (convocation, programme, règlement intérieur, test de niveau), un à la fin (satisfaction, attestation, certificat), et un deux mois plus tard (questionnaire de suivi). Chaque pièce part en lien vers sa version à jour.

Le stagiaire reçoit un message au nom de votre organisme, avec vos coordonnées en pied. Vous réglez une fois le délai et le mode (automatique ou à la main) pour toutes vos sessions.

Chaque envoi est enregistré, destinataire par destinataire, et coche la pièce dans la liste de la session. « Ce stagiaire a-t-il été convoqué, et quand ? » se répond en trois secondes. Si un envoi échoue, vous êtes prévenu et vous le relancez d’un clic.

Oui, mais jamais sans votre décision. Trois messages sont prêts pour l’entreprise qui commande la formation : la demande de besoin un mois avant, la convention avec le programme, et le bilan de fin. Ils partent à la main par défaut : écrire à un client est un acte commercial. Vous pouvez les passer en automatique quand vous voulez.

Chaque message ouvre au client un espace sans compte : sa convention, le programme, puis l’attestation de chacun de ses salariés et un relevé de présence limité à eux. Jamais la feuille de toute la session, qui nommerait les stagiaires d’autres clients.

Envoyer l’attestation à l’employeur ne remplace pas sa remise au stagiaire : Qualiopi l’exige pour la personne elle-même, et votre dossier continue de la réclamer.

Oui, c’est prévu. Le planning se remplit sur un calendrier : un clic pose une journée, un glissé une période, un clic sur « Mardi » tous les mardis du mois. Un clic droit passe un jour en matin seul ou après-midi seul, ou lui donne ses propres horaires.

Pour ne pas refaire le même schéma à chaque fois, décrivez-le une fois (six mardis, deux demi-journées à quinze jours). Une nouvelle session ne vous demandera qu’un premier jour.

Oui, avec votre outil de visio habituel : son lien se dépose dans les supports de la session, et les stagiaires le retrouvent dans leur espace. Qualiomatic n’intègre pas de visio.

La présence à distance, c’est ce qui compte pour l’audit. Le stagiaire signe sa demi-journée depuis son navigateur. Avec la formule Pro, un code donné à l’oral et un contrôle de connexion relèvent le temps réellement passé. Une coupure ne fait rien perdre.

Non, vous les recopiez. Chaque document se modifie dans un éditeur : vous collez votre texte, et les champs entre accolades (nom du stagiaire, dates, durée, prix) se remplissent depuis la session.

Les modèles fournis contiennent déjà les mentions obligatoires : ils servent de point de comparaison si les vôtres datent. Il n’y a pas d’import de fichier Word : c’est parce que le modèle vit dans l’application qu’il se remplit tout seul.

Oui. Vous figez la convention, puis un e-mail invite le client à la signer depuis son espace, sans compte, au doigt ou à la souris. L’heure, l’adresse IP et l’empreinte du document sont enregistrées, et vous contresignez.

C’est une signature électronique simple, suffisante pour une convention de formation. Si un client exige une signature certifiée par un prestataire agréé, la convention s’imprime et se signe à la main comme avant.

Non, et nous préférons le dire tout de suite. Gardez votre outil de facturation ou votre comptable : rien ne change de ce côté.

Qualiomatic retient le prix de la session (repris dans la convention et le bilan annuel) et le financeur de chaque client. Les listes s’exportent vers Excel pour votre comptable.

Pas les dossiers eux-mêmes : il n’y a pas de connexion aux plateformes des financeurs. Les demandes de prise en charge se font toujours chez eux.

Ce qui est pris en charge : le financeur de chaque client, pour que le bilan annuel se répartisse tout seul ; un espace en ligne où l’entreprise retrouve la convention et les pièces de ses salariés ; et trente fiches publiques qui expliquent les démarches, financeur par financeur.

Oui. Une session accepte un fichier Excel (CSV) de stagiaires : vous ne ressaisissez pas une liste que vous avez déjà.

Ce n’est pas une plateforme de cours en ligne autonomes (LMS). C’est un outil de gestion et de conformité, qui diffuse les supports d’une session.

Le stagiaire y retrouve les supports publiés, les diaporamas, les quiz, la signature de présence et, dès la fin, son attestation à télécharger. Une progression visible (points, niveaux, badges) l’accompagne. Le contenu pédagogique reste le vôtre.

Oui, les deux, dans le navigateur. Les diaporamas se créent dans un éditeur de diapositives (mise en forme, notes, six habillages), se projettent en plein écran le jour J et s’exportent en PDF.

Les quiz acceptent choix unique ou multiple, vrai-faux, réponse libre et échelle de 1 à 5 ; les questions fermées se corrigent toutes seules. Diaporamas, documents, quiz et liens se publient de la même façon, quand vous le décidez.

Non. Ce que vous décidez une fois s’applique ensuite partout : le déroulé habituel, les horaires de signature, les questionnaires obligatoires, au niveau de l’organisme. Chaque formation peut avoir ses propres valeurs (lieu habituel, formateurs habituels, horaires).

Une nouvelle session arrive donc pré-remplie, planning compris. Vous donnez un premier jour et vous ne corrigez que ce qui diffère. Chaque écran indique d’où vient la valeur appliquée.

Oui, sur toutes les listes. Vous choisissez les colonnes affichées, leur ordre et leur largeur, et vous épinglez les filtres qui vous servent. Chaque filtre s’adapte à son champ : cases à cocher, deux bornes, périodes toutes faites.

Ce réglage est le vôtre, liste par liste. Il ne change rien à l’écran de vos collègues, et un bouton remet la vue d’origine.

Oui, l’interface existe en français et en anglais, y compris pour vos stagiaires. Les documents obligatoires et le référentiel Qualiopi restent en français : ce sont des pièces de droit français.

Chacun règle aussi l’apparence (clair, sombre, sépia, contraste élevé) depuis son compte.

Une personne, jamais un robot. Depuis votre espace, « Assistance » ouvre une conversation : la réponse s’affiche au même endroit. Sans compte, écrivez-nous par le formulaire de contact ou à contact@qualiomatic.fr.

Si une réponse arrive et que vous ne l’avez pas vue, un e-mail vous prévient. Si vous l’avez vue, il ne part pas.

Avant d’écrire : le centre d’aide compte plus de quatre-vingts articles, les visites guidées se relancent à tout moment, et la liste de démarrage dit par où commencer.

Oui. Chaque organisme peut publier un site et son catalogue à sa propre adresse : accueil, catalogue, une page par formation, jusqu’à cinq pages libres, une page de contact et des mentions légales générées. Quatre mises en page et six jeux de couleurs sont fournis.

Les pages se remplissent avec ce que vous avez déjà saisi sur vos formations : objectifs, prérequis, durée, tarif, prochaines dates, taux publiés. Rien à ressaisir. Inclus à partir de la formule Starter.

Oui, à partir de la formule Business. Vous raccordez votre domaine (ou un sous-domaine) en posant les enregistrements que l’écran vous donne. Selon ce que vous posez, votre site s’ouvre à votre adresse, vos e-mails partent de votre adresse, ou les deux.

Sur ce domaine, l’application prend aussi vos couleurs et votre logo, de la page de connexion à la barre latérale. Les pièces de droit (conditions générales, mentions légales, aide) restent les nôtres, parce qu’elles nomment qui exploite le service.

Sans domaine personnalisé, votre site vit à une adresse de la forme « qualiomatic.fr/of/votre-organisme ». Si vous avez déjà un site, ajoutez un lien vers ce catalogue depuis votre menu « Formations ».

Oui, depuis le site lui-même : un bouton produit une version imprimable (couverture, sommaire, une formation par page, vos coordonnées en pied) que le navigateur enregistre en PDF. Chaque fiche s’exporte aussi seule, pour l’envoyer avec un devis.

Le fichier se refait à chaque impression : il ne peut pas vieillir dans un dossier partagé.

Une ligne « Site propulsé par Qualiomatic » figure en pied de site avec les formules Starter et Pro. La formule Business la retire, comme sur les e-mails et les documents.

Les mentions légales, elles, nomment toujours l’éditeur du site : c’est vous. Notre nom n’y apparaît que comme hébergeur, comme la loi l’exige.

Oui, depuis « Modèles › Apparence des e-mails » : une mise en page, un jeu de couleurs, votre couleur et votre logo. Le réglage s’applique à tout ce que votre organisme envoie : convocations, attestations, questionnaires, demandes de signature.

Le pied de page garde toujours vos mentions légales, un lien vers votre site s’il est publié, et « Propulsé par Qualiomatic » (retiré avec la formule Business).

Inclus à partir de la formule Pro. Une galerie d’exemples est visible sur « /exemples/e-mails ».

Oui, depuis « Modèles › Apparence des documents » : une mise en page, un jeu de couleurs, votre couleur et votre logo, le même que pour le site et les e-mails. Le réglage s’applique à toutes les pièces générées : programme, convention, convocation, feuille de présence, attestation, certificat, questionnaires imprimables.

Un document s’imprime et se photocopie : le papier reste clair, la couleur ne sert qu’aux titres et au logo. Le pied de page garde vos mentions légales.

Inclus à partir de la formule Pro. Sans elle, vos documents sortent en noir et blanc, dans le rendu que tout auditeur connaît.

Non. Aucun outil ne peut la garantir : c’est l’organisme certificateur qui décide, lors de l’audit. Qualiomatic range vos preuves (état par indicateur, documents, présences horodatées, satisfaction) pour que votre dossier soit complet et cohérent le jour J.

L’audit reste mené par un certificateur indépendant de Qualiomatic.

Tous les indicateurs de Qualiopi sont suivis dans l’application. Mais tous ne s’appliquent pas à tout le monde : cela dépend de votre activité (formations certifiantes, alternance, sous-traitance). Qualiomatic ne vous demande de traiter que ceux qui vous concernent.

Les indicateurs 22 et 32 restent applicables mais ne sont pas audités lors d’une première certification.

Parce que l’audit de surveillance examine les sessions menées depuis le précédent. Chaque session tenue sans preuve solide est une session de moins à montrer, et elle ne se rattrape pas après coup.

Commencer coûte peu : l’offre gratuite, sans carte bancaire, suffit pour faire tourner une vraie session. Et le 1ᵉʳ novembre 2026, Qualiopi passe à 33 indicateurs : l’application s’adapte à la date.

Le consultant conçoit le système ; l’outil le fait vivre entre deux visites. C’est là que les preuves se perdent : une feuille non signée, un questionnaire oublié, une veille sans date. Qualiomatic les produit au fil des sessions et montre ce qui manque.

Invitez votre consultant : comme administrateur, il règle les modèles et les questionnaires avec vous ; comme auditeur, il relit le dossier en lecture seule, comme le fera le certificateur. L’audit blanc lui donne un échantillon, des écarts et une note.

C’est compréhensible, et c’est le moment où ça coûte le plus : le cycle suivant commence le lendemain de l’audit, et les sessions menées entre-temps seront celles du prochain.

Rien n’oblige à tout basculer d’un coup. Une session menée dans Qualiomatic, c’est une session de plus dont les présences, les questionnaires et l’attestation sont déjà classés. L’ancien classeur garde le reste.

Qualiopi demande d’analyser le besoin avec l’entreprise ou le financeur, avant la formation, donc souvent avant que les stagiaires soient connus. Ici, le recueil du besoin se rattache au client de la session : vous lui envoyez un lien, il décrit son contexte et ses attentes sans compte, et l’application garde la date de sa réponse.

Le test de niveau suit la même logique : chaque stagiaire reçoit un lien personnel et se situe avant la formation, qu’il ait un compte ou non.

Oui. Un rôle « auditeur » donne accès en lecture seule au dossier, aux documents et aux présences. Les noms des stagiaires y sont masqués.

Chaque signature est horodatée par nos serveurs, à l’heure française, dans une fenêtre limitée au jour même, avec l’adresse IP et l’appareil utilisé. C’est ce qui lui donne une valeur de preuve comparable à une feuille papier signée en salle.

Ces éléments restent consultables : le survol d’une case affiche l’heure exacte, et la liste des signatures s’exporte. De quoi répondre sur place à un auditeur qui remonte une demi-journée précise.

Pour les demi-journées non signées, la feuille papier s’imprime jour par jour, avec toutes les mentions.

L’auditeur juge le contenu d’une pièce, pas le logiciel qui l’a produite. Qualiopi n’impose aucun format : une convention vaut par ses mentions, une feuille de présence par ce qu’elle prouve. Les modèles fournis contiennent ces mentions, et restent modifiables.

L’avantage sur des documents recopiés, c’est la cohérence : dates, durée, prix et noms viennent de la session, donc la convention, la convocation et l’attestation disent la même chose.

Tout ce qui se signe ou se remplit existe aussi en version papier : la feuille de présence du jour et les trois questionnaires obligatoires, avec exactement les mêmes questions qu’en ligne.

Les pièces recueillies sur papier se déclarent d’une case dans le suivi. Une journée sur papier au milieu d’une session numérique ne fait pas apparaître de pièce manquante.

Une seule conséquence : les réponses papier ne sont pas comptées automatiquement. Pour qu’elles pèsent dans vos taux, saisissez la note de satisfaction de chaque stagiaire dans sa fiche.

Dès que la fenêtre de signature d’un créneau se ferme, une case restée vide devient « absent » : rien à cocher, rien à oublier. Le formateur peut aussi déclarer une absence d’un clic droit sur la case.

Une présence, elle, peut toujours être pointée après coup pour corriger une absence à tort. La feuille papier distingue ces états, et Qualiopi s’appuie dessus pour l’assiduité (indicateur 12).

Rien n’est enregistré à moitié. Si une signature ne parvient pas au serveur, l’application le dit, garde le tracé à l’écran et le renvoie une fois la connexion revenue. Une présence n’apparaît jamais comme enregistrée si elle ne l’est pas.

Le temps de connexion des stagiaires à distance suit la même règle : ce qui n’a pas pu partir est conservé et repart au relevé suivant.

Oui. La formule Gratuit permet d’utiliser l’application avec des limites adaptées à une petite activité (nombre de stagiaires, de formateurs, de sessions, espace de stockage). Aucune carte bancaire n’est demandée.

Les quiz, les questionnaires obligatoires et les diaporamas y sont inclus : ce sont les limites qui bornent la formule gratuite, pas les fonctions du quotidien.

Aucun engagement de durée. Vous montez ou descendez de formule, ou résiliez, à tout moment, depuis l’espace Abonnement de vos paramètres.

Avec une ou deux sessions par an, non : l’offre gratuite suffit, et elle le reste. La formule Starter s’adresse à une activité qui tourne : des limites plus larges, le suivi Qualiopi automatique, le site web, le bilan annuel prérempli et un audit blanc par an.

Ce que remplace l’abonnement : les convocations et attestations envoyées à la main, les feuilles papier à scanner, et les jours passés à rassembler les preuves avant l’audit. Il est mensuel, sans engagement : vous revenez en gratuit quand vous voulez, sans rien perdre.

Parce que c’est le travail le plus lourd que fasse l’application. L’offre gratuite garde le tableau complet des indicateurs, avec des cases à cocher, comme un tableur bien tenu. Le suivi automatique, lui, mesure en continu ce qui est réellement prouvé (présences signées, documents produits, questionnaires remplis) et calcule l’état de chaque indicateur.

C’est aussi ce qui rend l’audit blanc possible : il inspecte des preuves, et une case cochée n’en est pas une.

Rien n’est supprimé. Quand une limite est atteinte, seule la création d’un élément de plus est bloquée, avec une invitation à changer de formule. Tout ce qui existe continue de fonctionner. Archiver un stagiaire ou une session passée libère une place sans rien détruire.

Vous ne le découvrez pas au moment du blocage : une jauge par limite figure dans votre espace Abonnement, un bandeau apparaît dès 80 %, et un e-mail vous prévient une fois à ce seuil.

Votre formule ne s’arrête pas au premier refus. Le paiement est retenté plusieurs fois pendant environ trois semaines, et vous gardez votre formule entre-temps. Vous recevez un e-mail dès le premier échec, avec le montant et la date limite.

Passé ce délai, le compte repasse en formule gratuite. Aucune donnée n’est supprimée : seules les créations au-delà des limites du gratuit sont refusées.

Oui. La TVA est calculée automatiquement au paiement, selon votre pays et votre numéro de TVA.

Chaque formule inclut un nombre d’audits blancs par année civile, remis à zéro au 1ᵉʳ janvier. Vous pouvez en acheter d’autres à l’unité : ceux-là n’expirent jamais.

Le nombre inclus par formule et le prix à l’unité sont indiqués sur la page Tarifs et dans votre espace Abonnement.

Non. L’audit blanc est un entraînement : il tire des dossiers au sort, les inspecte comme un auditeur et vous donne une note, pour que vous corrigiez vos écarts avant le jour J.

Le vrai audit reste mené par un organisme certificateur indépendant, qui seul décide.

Plusieurs structures à piloter, des volumes bien au-delà des limites affichées, un accompagnement particulier au démarrage : décrivez-nous votre situation depuis la page Contact, et l’offre se construit avec vous.

Chez OVH, hébergeur français, sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Les e-mails partent aussi d’Europe. Seul le paiement passe par Stripe, qui collecte lui-même les données de carte : nous ne les voyons jamais.

Tout est sauvegardé chaque nuit, conservé quatorze jours et restaurable. La politique de confidentialité et l’accord de traitement détaillent le reste.

Elles restent les vôtres, et vous pouvez les sortir à tout moment sans nous demander : chaque liste s’exporte vers Excel, chaque document se télécharge, chaque archive se récupère.

L’accord de traitement prévoit en plus la restitution de toutes vos données pendant trente jours après la fin de l’abonnement. Et l’abonnement est mensuel, sans engagement.

Les mots de passe ne sont jamais stockés en clair. Les connexions ouvertes peuvent être révoquées. Les comptes se créent uniquement par invitation ou inscription vérifiée, et un organisme ne voit jamais les données d’un autre.

Vos documents restent téléchargeables à tout moment, et vos données sont sauvegardées chaque nuit.

Il est obligatoire, et il est déjà là : c’est l’annexe 1 de nos conditions générales, acceptée à la création du compte. Le RGPD admet cette forme électronique.

La version acceptée, sa date et le compte qui l’a acceptée sont conservés et affichés dans vos paramètres : c’est la preuve à présenter à un auditeur, un OPCO ou un acheteur public. L’accord est consultable à tout moment sur la page DPA, et un exemplaire contresigné peut être obtenu sur demande.

Votre organisme, au sens du RGPD : c’est vous qui décidez de la collecte et de l’usage des données de vos stagiaires. L’éditeur de Qualiomatic est votre sous-traitant.

Non, pas en propre, et l’accord de traitement le dit clairement. Le service ne traite pas de données de santé et s’appuie sur les garanties de son hébergeur.

Ce qui est en place : échanges chiffrés, mots de passe jamais en clair, cloisonnement strict entre organismes, contrôle du rôle à chaque document, liens à usage unique, journal des actions sensibles, sauvegarde quotidienne conservée quatorze jours.

FI-DATA, une société française installée à Fleurance, dans le Gers. Le produit est conçu en France et hébergé par OVH en Europe. Les prix, les limites, les conditions générales et l’accord de traitement sont publics avant toute inscription.

Le meilleur moyen de nous juger reste d’essayer : la démo en libre-service, puis l’offre gratuite sur une vraie session.