Informer le public sur vos formations

Ce que demande l’indicateur

L’auditeur ne juge pas l’élégance d’une plaquette. Il vérifie qu’une personne extérieure peut savoir, sans vous appeler, ce qu’elle apprendra, en combien de temps, à quel prix, à quelles conditions d’entrée et sous quel délai elle peut commencer. Cette exigence prolonge une obligation qui existait avant Qualiopi : l’article L. 6353-8 du code du travail impose déjà de mettre à disposition objectifs et contenu, liste des formateurs, horaires, modalités d’évaluation, coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires et règlement intérieur, avant l’inscription définitive.

Le mot « accessible » porte ici deux sens, et l’audit les vérifie tous les deux. Accessible veut dire trouvable par le public visé (site, catalogue, fiche remise sur demande) et utilisable par une personne en situation de handicap : qui contacter, quelles adaptations sont possibles, dans quels locaux. Le second sens est celui qu’on oublie, parce qu’on le croit traité par l’indicateur 26.

Reste le mot « vérifiable », qui est le plus exigeant : l’information publiée doit correspondre à ce que vous faites réellement. L’auditeur croise la fiche publique avec la convention signée et le programme remis. Un tarif « sur devis » passe s’il est expliqué ; une durée affichée qui ne correspond pas au planning tenu est un écart. Le délai d’accès — combien de temps entre la demande et l’entrée en formation — est la mention la plus souvent absente.

Le travail que ça représente

• Une foisRédiger pour chaque formation une fiche publique portant toutes les mentions attendues↳QualiomaticLa fiche formation rassemble prérequis, objectifs, contenu, tarif, méthodes et modalités d’évaluation ; la durée n’est pas saisie, elle se calcule depuis le déroulé.
• Une foisFaire figurer le délai d’accès dans l’information remise au public↳QualiomaticLe délai d’accès est un champ de la fiche formation, et le programme généré l’imprime avec les autres mentions légales.
• Une foisDécrire les conditions d’accueil des personnes en situation de handicap↳QualiomaticChaque lieu porte sa capacité, ses équipements et ses conditions d’accueil des personnes en situation de handicap, et la session qui s’y déroule les emporte avec elle.
• En continuMettre à jour la fiche à chaque changement de tarif, de durée ou de contenu↳QualiomaticLa fiche publique est une projection datée de la fiche formation : le programme imprimé et la page en ligne changent au même moment, sans seconde saisie.
• En continuDiffuser l’information là où le public la cherche : site, catalogue, réponse à une demande↳QualiomaticLe site public de l’organisme publie une page par formation avec ses mentions obligatoires, et son catalogue s’imprime en PDF pour répondre à une demande.
• À chaque sessionRemettre objectifs, contenu, formateurs, horaires, évaluation et règlement intérieur avant l’inscription définitive↳QualiomaticProgramme, convocation et règlement intérieur se génèrent depuis la session et partent au moment d’ouverture, l’envoi étant tracé.
• À chaque sessionArchiver la version publiée qui correspond à chaque session vendue↳QualiomaticBouton « Archiver cette version » sur le programme généré (instantané figé avec empreinte dans l’espace Archives) ; archivage automatique à chaque envoi avec la formule Pro.

Sous chaque tâche, ce que l’application en fait. « Automatique » : elle s’en charge sans geste de votre part. « Assisté » signifie qu’elle produit la pièce ou tient le registre, vous apportez la matière. Sans étiquette, l’écran existe : c’est vous qui saisissez ou décidez, et la trace reste au dossier. Une tâche sans rien en dessous n’est pas encore couverte par l’outil.

Les preuves attendues

• Fiche ou page publique de chaque formation active, portant les mentions attendues
• Programme remis au bénéficiaire avant son entrée, daté
• Site public de l’organisme, fiches datées de leur dernière mise à jour
• Impression ou capture du site à la date de l’audit
• Règlement intérieur diffusé, et la preuve de sa remise
• Coordonnées du référent handicap, accessibles au public

Ce qui fait échouer

• Le délai d’accès absent, ou remplacé par un « nous consulter » : c’est la mention qui manque le plus souvent, et elle suffit à ouvrir un écart.
• Une plaquette PDF de 2021 encore en ligne à côté d’un programme à jour. L’auditeur ouvre les deux et ne retient que la contradiction.
• Une mention handicap réduite à « locaux accessibles PMR », qui ne dit rien des adaptations pédagogiques ni de la personne à contacter.
• Une durée commerciale arrondie (« 2 jours ») quand le planning réel en compte trois demi-journées : la feuille d’émargement le dira.

Ce que Qualiomatic prend en charge

La fiche formation porte les mentions attendues au même endroit que ce qui les produit : objectifs, prérequis, contenu, tarif, méthodes, modalités d’évaluation. La durée ne se saisit pas — elle se calcule depuis le déroulé —, donc elle ne peut pas raconter autre chose que le planning. Le programme s’imprime depuis ces champs, avec vos mentions si vous avez modifié le modèle.

Sur les champs qui comptent pour l’audit, une icône Qualiopi rappelle au survol ce que l’auditeur y attend.

Le catalogue se publie désormais depuis l’application : un site à votre adresse, une page par formation, et sur chacune les mentions que vous avez saisies une seule fois — objectifs, prérequis, tarif, délai d’accès, accessibilité, plus la durée calculée depuis le déroulé et la date de dernière mise à jour. La page publique ne peut donc pas contredire le programme remis, puisque c’est la même donnée. Le catalogue entier s’imprime en PDF pour une réponse à un appel d’offres.

Reste ce qu’aucune publication ne remplace : une page web n’a pas de mémoire. Le site prouve ce qui est affiché aujourd’hui, jamais ce qui l’était à la période auditée — d’où la capture datée, ou le catalogue imprimé, à ranger dans l’espace Archives avant l’audit.

Pour aller plus loin