Indicateur 12 Qualiopi Tenir les bénéficiaires jusqu’au bout

Ce que demande l’indicateur

L’indicateur se lit en deux temps, comme le 8. Une procédure écrite : à partir de quand considère-t-on qu’il y a décrochage, qui relance, sous quelle forme, qui prévient l’employeur ou le financeur, et sous quel délai. Puis son application, tracée cas par cas — y compris quand elle n’a pas servi.

L’engagement ne se prouve pas par des intentions. Il se lit dans l’assiduité réelle, les taux de réponse aux questionnaires, les relances effectivement envoyées, les échanges avec l’entreprise. Une session où personne n’a manqué un jour ne dispense pas d’avoir la procédure : l’auditeur demandera ce qui se passerait, et une réponse orale ne compte pas.

Les abandons se comptent et s’expliquent. Masquer une rupture nuit davantage qu’elle : une absence documentée, avec sa relance et sa conclusion, vaut mieux qu’une feuille d’émargement intégralement signée mais contredite par les évaluations manquantes. L’auditeur croise ces pièces.

Le travail que ça représente

• Une foisÉcrire la procédure de gestion des absences et des abandons, et dire où la trouver↳QualiomaticLe modèle « Protocole de gestion des absences et des abandons » se copie depuis l’espace Archives, prérempli à votre identité, et se range au besoin documentaire correspondant.
• À chaque sessionRepérer une absence dès la demi-journée concernée↳QualiomaticLa grille signale d’elle-même la case restée vide comme une absence dès que la fenêtre de signature se referme, sans qu’aucune action soit requise ; un clic du formateur la consigne, et l’absence sort alors du dû de la feuille.
• À chaque sessionDéclarer une absence connue à l’avance↳QualiomaticLe formateur la déclare d’un clic droit sur la grille ; le stagiaire ne peut alors plus signer le créneau, tant que le formateur ne revient pas dessus.
• À chaque sessionEntretenir l’engagement pendant le parcours↳QualiomaticLa fiche de session du bénéficiaire s’ouvre sur un bloc « À faire » — créneau à signer, questionnaires non rendus, chacun avec son bouton — et sa page d’accueil montre progression, niveaux, séries et badges.
• À chaque sessionRelancer le bénéficiaire décroché et consigner la relance↳QualiomaticLe groupe « Consigner » de la fiche session ouvre une entrée « Réclamation & aléa » déjà rattachée à la session, où la relance et sa suite prennent leur date.
• À chaque sessionInformer l’entreprise ou le financeur d’un décrochage
• Une foisOuvrir aux bénéficiaires un canal de signalement des violences, du harcèlement et des discriminations↳QualiomaticLe lien « Signaler une situation » figure dans l’espace de chaque bénéficiaire, avec option d’anonymat, sans aucun paramétrage ; le dépôt notifie aussitôt les administrateurs de l’organisme, sans rien dire du déclarant.
• En continuTraiter chaque signalement reçu et écrire les mesures prises↳Qualiomatic/registres?type=signalement, réservé aux administrateurs, porte la nature des faits, le responsable, les mesures et la date de clôture, et alerte au-delà de trente jours sans réponse. Le tableau de bord fait remonter sa tuile « Signalements » tant qu’une entrée reste ouverte, et un dépôt arrive le jour même dans les notifications des administrateurs : le délai de traitement ne court plus à partir du jour où quelqu’un a pensé à ouvrir le registre.
• En continuCompter et analyser les abandons de la période↳QualiomaticLa liste des signatures se filtre, se trie et s’exporte en CSV, absences comprises.

Sous chaque tâche, ce que l’application en fait. « Automatique » : elle s’en charge sans geste de votre part. « Assisté » signifie qu’elle produit la pièce ou tient le registre, vous apportez la matière. Sans étiquette, l’écran existe : c’est vous qui saisissez ou décidez, et la trace reste au dossier. Une tâche sans rien en dessous n’est pas encore couverte par l’outil.

Les preuves attendues

• Procédure écrite de gestion des absences et des abandons
• Émargements montrant l’assiduité réelle, absences comprises, contresignés par le formateur
• Traces de relances : courriels, appels consignés, courriers
• Échanges avec l’employeur ou le financeur sur un décrochage
• Bilan des abandons de la période et de leurs causes
• Dispositif de signalement des violences, du harcèlement et des discriminations, et traitement des signalements reçus (à compter du 1ᵉʳ novembre 2026)

Ce qui fait échouer

• Une feuille d’émargement intégralement signée alors que le groupe a fondu : l’incohérence avec les évaluations rendues saute aux yeux.
• Une procédure de relance qui n’a jamais servi et dont aucun formateur n’a entendu parler.
• Des absences constatées sans aucune suite : ni relance, ni information du financeur, ni note au dossier.

Ce que Qualiomatic prend en charge

L’absence est tracée avec la même rigueur que la présence : dès que la fenêtre de signature d’un créneau se referme, une case vide devient « absente » sans qu’on ait rien à faire, et le formateur peut aussi la déclarer lui-même. L’assiduité réelle (décrochages compris) est donc documentée sans effort, ce qui est exactement la matière première de cet indicateur.

Côté engagement, l’espace stagiaire montre à chacun ce qui lui reste à faire, avec progression, niveaux, séries et badges. L’effet mesurable est sur vos taux de réponse aux questionnaires, et ces taux comptent le jour de l’audit. La relance d’un décrocheur, elle, reste un geste humain : rien ne la remplace, et rien ne devrait prétendre le faire.

La procédure elle-même n’est plus une page blanche : le modèle « Protocole de gestion des absences et des abandons » se copie depuis l’espace Archives, déjà rempli de votre identité, et se range au besoin documentaire que l’auditeur viendra chercher. Il reste à l’adapter à vos délais et à vos usages — c’est du travail, mais ce n’est plus le travail de partir de rien.

Le volet ajouté par le décret — prévention et traitement des violences, du harcèlement et des discriminations — repose sur un canal distinct des réclamations, et la distinction n’est pas rhétorique : le registre des réclamations est ouvert à l’auditeur en clair, alors qu’un signalement nomme presque toujours un tiers qui n’a jamais consenti à paraître devant un certificateur. Le bénéficiaire signale depuis son espace, avec option d’anonymat ; le registre n’est lisible que par les administrateurs de l’organisme, et l’auditeur n’en voit qu’une version expurgée — nature, date, délai, mesures prises. De quoi juger le dispositif, rien qui nomme quelqu’un. Et le canal ne se contente plus d’enregistrer : un dépôt alerte les administrateurs sur-le-champ, dans l’application et, s’ils le veulent, par courriel — le titre de l’alerte ne portant, lui non plus, aucun nom.

Pour aller plus loin

Questions fréquentes