Entretenir les compétences de votre propre équipe

Ce que demande l’indicateur

L’indicateur porte sur vos salariés, et en pratique sur vos intervenants réguliers : entretenir et développer leurs compétences au regard des prestations que vous délivrez. Il fait écho à une obligation générale de l’employeur, celle d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations (art. L. 6321-1).

Deux particularités changent la façon de s’y préparer. D’une part, l’indicateur 22 n’est pas audité lors de l’audit initial d’un nouvel entrant, qui n’a par définition pas d’historique à présenter. D’autre part, il ne peut donner lieu qu’à une non-conformité majeure : au premier audit de surveillance, entre le quatorzième et le vingt-deuxième mois, il faut avoir de quoi répondre. Le délai de grâce n’est pas une dispense, c’est un compte à rebours.

Un organisme sans salarié n’échappe pas au raisonnement, il le déplace : le dirigeant-formateur montre sa propre montée en compétences — formations suivies, certifications, participation à des communautés professionnelles, co-animations. Ce qui est demandé est la démarche et sa trace, pas un plan de formation d’entreprise de trente pages que personne ne relira.

Le travail que ça représente

• En continuRecenser les besoins de compétences de l’équipe au regard des prestations vendues
• En continuÉtablir un plan de développement des compétences, même court, et le dater↳QualiomaticLe modèle « Plan de développement des compétences des formateurs » se copie depuis l’espace Archives, rempli de votre identité : point annuel, actions de développement, nouveaux entrants.
• En continuConserver les attestations de formation suivies par l’équipe et le dirigeant↳QualiomaticLes attestations se rangent avec les autres pièces de l’intervenant, sur sa fiche : la même liste sert les indicateurs 21 et 22.
• En continuTracer les actions qui ne donnent pas d’attestation : conférence, communauté, co-animation↳QualiomaticUne participation à un événement professionnel se consigne sur /registres?type=veille, avec sa source, sa date et l’enseignement tiré.
• En continuVérifier chaque année ce que le plan a réellement produit, et l’écrire↳QualiomaticLe suivi de l’indicateur 22 porte un champ « notes / actions à mener » où le bilan annuel du plan se consigne, à côté du statut déclaré.

Sous chaque tâche, ce que l’application en fait. « Automatique » : elle s’en charge sans geste de votre part. « Assisté » signifie qu’elle produit la pièce ou tient le registre, vous apportez la matière. Sans étiquette, l’écran existe : c’est vous qui saisissez ou décidez, et la trace reste au dossier. Une tâche sans rien en dessous n’est pas encore couverte par l’outil.

Les preuves attendues

• Plan de développement des compétences de l’organisme, daté
• Attestations et certificats de formation des salariés et du dirigeant
• Entretiens professionnels ou points annuels tracés
• Traces de participation à des réseaux, conférences ou communautés professionnelles

Ce qui fait échouer

• Confondre l’indicateur 21 — les compétences au moment où l’on mobilise un intervenant — et le 22, qui porte sur leur entretien dans la durée : les mêmes CV ne répondent pas aux deux.
• Prendre l’exemption du premier audit pour une dispense définitive : la surveillance arrive entre le quatorzième et le vingt-deuxième mois, et l’écart y sera majeur.
• Un plan écrit une fois et jamais exécuté : l’auditeur demande ce qui a été réalisé, pas ce qui était prévu.
• Le dirigeant-formateur qui s’exclut du périmètre parce qu’il n’est pas salarié de sa propre structure.

Ce que Qualiomatic prend en charge

Les attestations de formation d’un intervenant se rangent sur sa fiche, à côté de son CV et de ses diplômes : la même liste qui sert l’indicateur 21 sert le 22, sans double saisie ni dossier parallèle. Et ce qui ne produit pas d’attestation — une journée de conférence, une communauté de pratique — trouve sa place dans le registre de veille, où la trace porte sa source, sa date et ce qui en a été retenu.

Le plan lui-même n’a plus à s’écrire depuis la page blanche : le modèle « Plan de développement des compétences des formateurs » se copie depuis l’espace Archives, déjà rempli de votre identité, et couvre les deux indicateurs à la fois — le dossier exigé avant la première intervention (21) et l’entretien des compétences dans la durée (22). Ce qu’il ne fera pas à votre place, c’est l’arbitrage : décider quelle formation votre équipe suivra cette année reste une décision de gestion, et le bilan annuel du plan se consigne dans les notes de l’indicateur.

Ce que Qualiomatic évite surtout, c’est que les justificatifs se perdent entre deux audits — ce qui est, dans les faits, la cause la plus fréquente de l’écart.

Pour aller plus loin