Prouver que celui qui anime sait de quoi il parle

Ce que demande l’indicateur

L’indicateur tient dans trois verbes, et l’écart naît presque toujours du troisième : déterminer les compétences exigées pour animer telle prestation, mobiliser des intervenants qui les possèdent et le prouver par des pièces (CV, diplômes, certifications, expérience), puis évaluer, après coup, comment l’intervention s’est passée et en garder quelque chose d’écrit.

C’est l’un des indicateurs les plus mécaniquement contrôlables du référentiel : l’auditeur tire des dossiers de session et réclame les pièces des intervenants qui y figurent. Et l’arrêté du 6 juin 2019 range l’indicateur 21 parmi ceux qui ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures — à corriger dans les trois mois, sous peine de refus ou de suspension de la certification. Un CV manquant sur un dossier échantillonné ne se solde pas par une remarque.

« Évaluer » ne veut pas dire noter. Un retour de satisfaction lu et commenté avec l’intervenant, une observation de séance, un entretien annuel tracé : ce qui compte est qu’il existe un moment où la performance pédagogique est regardée, et qu’il en reste une trace datée. Le plus simple est souvent le plus solide — une page par intervenant et par an.

Le travail que ça représente

• Une foisÉcrire, par formation ou par famille de formations, les compétences exigées d’un intervenant
• Une foisFormaliser la procédure de sélection et de recrutement des intervenants↳QualiomaticLe modèle « Plan de développement des compétences des formateurs » de l’espace Archives décrit le dossier exigé avant la première intervention, sa vérification et l’accompagnement des nouveaux entrants.
• Une foisCollecter et classer le CV, les diplômes et les références de chaque intervenant↳QualiomaticChaque fiche d’intervenant conserve ses pièces classées par nature — CV, diplômes, références, attestations — pour répondre sans interpréter un nom de fichier.
• En continuRepérer les CV manquants ou périmés avant que l’auditeur ne le fasse↳QualiomaticUn CV absent, ou vieux de plus de trois ans, se repère d’un coup d’œil dans la liste des intervenants. La tuile « Intervenants » du tableau de bord remonte d’elle-même dès qu’un dossier ne contient aucune pièce.
• À chaque sessionRattacher à chaque session l’intervenant qui l’anime réellement↳QualiomaticUne session porte ses intervenants, plusieurs si besoin : c’est cette liste que l’échantillonnage d’un audit vient interroger.
• À chaque sessionRecueillir l’appréciation des bénéficiaires sur l’animation↳QualiomaticLe questionnaire de satisfaction à chaud part avec l’e-mail de clôture, et sa moyenne se calcule seule.
• En continuConduire un entretien ou une observation par intervenant, et en déposer le compte rendu↳QualiomaticLe compte rendu rejoint les pièces de la fiche de l’intervenant, là où l’auditeur trouve déjà son CV et ses diplômes.

Sous chaque tâche, ce que l’application en fait. « Automatique » : elle s’en charge sans geste de votre part. « Assisté » signifie qu’elle produit la pièce ou tient le registre, vous apportez la matière. Sans étiquette, l’écran existe : c’est vous qui saisissez ou décidez, et la trace reste au dossier. Une tâche sans rien en dessous n’est pas encore couverte par l’outil.

Les preuves attendues

• Fiche des compétences attendues par prestation ou famille de prestations
• CV daté, diplômes et certifications de chaque intervenant mobilisé
• Procédure de sélection et de recrutement des intervenants externes
• Comptes rendus d’évaluation ou d’observation des intervenants
• Retours de satisfaction rapportés à l’intervenant concerné

Ce qui fait échouer

• Le CV de 2016 d’un formateur qui a changé de spécialité depuis : la pièce existe, elle ne prouve plus la compétence exigée aujourd’hui.
• Aucune étape d’évaluation : les CV sont là, la mobilisation est démontrée, et le troisième verbe de l’indicateur manque — l’écart ne peut alors être que majeur.
• Un intervenant sous-traitant dont on n’a jamais demandé les pièces, au motif qu’il n’est pas salarié : l’indicateur vise les intervenants, pas les contrats.
• Des compétences attendues jamais écrites, si bien que rien ne permet de dire en quoi le CV présenté y répond.

Ce que Qualiomatic prend en charge

Les pièces des intervenants ne vivent pas dans un dossier partagé où l’on cherche par nom de fichier : elles sont sur leur fiche, classées par nature — CV, diplôme, référence, attestation. La question « ce formateur a-t-il un CV ? » se répond donc sans interprétation, et la liste des intervenants signale d’elle-même les CV absents comme ceux qui ont plus de trois ans.

Le reste vous appartient, et c’est normal : écrire les compétences attendues, conduire l’entretien annuel, décider qu’un intervenant n’animera plus telle formation sont des décisions, pas des tâches administratives. Ce que l’application garantit, c’est qu’au moment où l’auditeur tire un dossier, les pièces sont là, à jour, et rattachées à la bonne personne.

Pour aller plus loin