Formateur indépendant et Qualiopi : la certification est-elle obligatoire ?

Qui doit être certifié : la question est « qui est financé »

L’obligation tient en une phrase. L’article L. 6316-1 du code du travail impose la certification aux prestataires « financés par un opérateur de compétences, par la commission mentionnée à l’article L. 6323-17-6, par l’État, par les régions, par la Caisse des dépôts et consignations, par l’opérateur France Travail ou par l’institution mentionnée à l’article L. 5214-1 ». Le critère n’est ni le statut (micro-entrepreneur, société, association), ni la taille, ni l’ancienneté : c’est l’origine de l’argent, et l’identité de celui qui le reçoit.

D’où la règle pratique : regardez au nom de qui la convention est signée et la facture émise. Si c’est au vôtre et qu’un financeur de la liste paie, il vous faut la certification. Si un autre organisme porte la convention et vous règle une prestation, c’est lui que le texte vise.

En sous-traitance : pas de certification exigée, mais des pièces à fournir

L’indicateur 27 du référentiel national qualité (« Sous-traitance et portage salarial ») s’adresse au donneur d’ordre : en cas de recours à la sous-traitance ou au portage salarial, il doit s’assurer du respect de la conformité au référentiel. Le guide de lecture du ministère du Travail lève toute ambiguïté : cet indicateur n’impose pas aux sous-traitants l’obligation de certification, la responsabilité de la qualité appartenant au donneur d’ordre, à charge pour lui d’organiser la chaîne de la qualité avec eux.

Le même guide range parmi les « intervenants externes » tous les sous-traitants intervenant dans le cadre d’un contrat de prestation de service. Un formateur indépendant qui facture un organisme de formation est donc, au sens du référentiel, un sous-traitant : l’indicateur 27 s’applique à l’organisme qui vous mobilise, et un manquement y est toujours une non-conformité majeure.

Pour vous, cela se traduit par des demandes. L’organisme doit pouvoir démontrer ce qu’il a mis en place pour vérifier votre conformité ; le guide cite les contrats, le processus de sélection et les justificatifs présentés par les sous-traitants. Attendez-vous à fournir CV, diplômes et références, à appliquer ses procédures (positionnement, émargement, évaluations, questionnaire de satisfaction) et à lui remettre les pièces de chaque session. À compter du 1ᵉʳ novembre 2026, l’indicateur exige en outre que cette conformité soit tracée dans le contrat de sous-traitance lui-même (décret n° 2026-728) : votre contrat portera une clause en ce sens.

Le CPF : des règles plus strictes pour le sous-traitant

Le compte personnel de formation a son propre régime. L’article L. 6323-9-2 du code du travail, en vigueur depuis le 21 décembre 2022, autorise un organisme référencé à confier l’exécution d’une action à un sous-traitant, « par contrat et sous sa responsabilité », à deux conditions pour ce dernier : avoir préalablement déposé sa déclaration d’activité, et justifier du respect des conditions de référencement fixées aux 1° à 3° et 5° de l’article L. 6323-9-1.

L’article R. 6333-6-2 encadre le contrat : il est écrit, précise les missions confiées, le contenu et la sanction de la formation, les moyens mobilisés, la durée, la période de réalisation et le montant de la prestation, et il est communiqué à la Caisse des Dépôts. Le sous-traitant ne peut pas lui-même sous-traiter. Le donneur d’ordre ne peut sous-traiter que dans la limite d’un plafond fixé par arrêté ; les conditions particulières de Mon Compte Formation (version 15, mai 2026) le situent à quatre-vingts pour cent des frais pédagogiques facturés à la Caisse des Dépôts, et rappellent que les sous-traitants lui sont déclarés chaque année.

Une dispense existe pour les plus petites structures. L’article R. 6333-6-3 dispense de la certification qualité, ainsi que des certifications professionnelles ou habilitations, le sous-traitant qui relève du régime micro-social et dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas le montant fixé au 2° du 1 de l’article 50-0 du code général des impôts. Ces dispositions s’appliquent aux contrats de sous-traitance conclus à compter du 1ᵉʳ avril 2024. La dispense ne porte pas sur la déclaration d’activité, qui reste exigée.

Si vous n’êtes pas dans ce cas (société, entreprise individuelle hors régime micro-social, chiffre d’affaires au-dessus du plafond), sous-traiter une action CPF suppose d’être vous-même certifié.

La déclaration d’activité : une obligation à part

Le numéro de déclaration d’activité n’est pas Qualiopi, et l’un ne remplace pas l’autre. L’article L. 6351-1 du code du travail impose à toute personne qui réalise des actions de formation de déposer une déclaration d’activité dès la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle ; l’article R. 6351-1 laisse trois mois pour le faire. Le site Service-Public le résume ainsi : tout formateur ou organisme de formation professionnelle doit déposer une déclaration d’activité.

Le dossier est allégé pour les micro-entrepreneurs. Selon l’article R. 6351-5, l’organisme qui relève du régime micro-social et dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas le même plafond du code général des impôts est dispensé de joindre la copie de sa première convention et le descriptif détaillé de ses actions et de ses moyens : il fournit une présentation succincte de son activité, et tient la convention à la disposition de l’administration.

En sous-traitance sur le CPF, la question est tranchée par la loi : la déclaration doit avoir été faite avant d’intervenir (art. L. 6323-9-2). Hors CPF, l’obligation naît de la première convention ou du premier contrat de formation que vous concluez vous-même ; votre donneur d’ordre peut aussi en faire une condition de son contrat.

Ce que la certification demande à une personne seule

La certification est délivrée pour trois ans (art. R. 6316-2), par un organisme certificateur accrédité ou une instance de labellisation reconnue par France compétences (art. L. 6316-2). L’arrêté du 6 juin 2019 fixe le cycle : un audit initial sur place, un audit de surveillance entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois, réalisé à distance sauf exception, puis un audit de renouvellement. Son barème fixe aussi les durées : pour un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 euros et une seule catégorie d’actions, une journée d’audit initial et une demi-journée de surveillance.

L’arrêté fixe des durées, pas des prix : chaque certificateur établit son devis, et il est raisonnable d’en demander plusieurs. Le vrai coût est ailleurs, dans le temps passé à produire et à ranger les preuves, session après session : analyse du besoin, positionnement, convocation, émargement, évaluation des acquis, satisfaction, puis, sur l’année, veille, traitement des réclamations et amélioration continue.

Deux aménagements allègent le départ. Pour un nouvel entrant (un prestataire dans sa première année d’activité), l’audit initial vérifie seulement que le processus est formalisé pour onze indicateurs, dont les indicateurs 2, 11, 19, 22 et 32 ; leur mise en œuvre est contrôlée à l’audit de surveillance. Et le guide de lecture précise, à propos de la coordination des intervenants, qu’un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions.

Reste la décision. Si un ou deux clients par an demandent un financement, la sous-traitance auprès d’un organisme certifié coûte une marge, pas un système qualité. Si l’essentiel de votre activité passe par un OPCO, France Travail ou le CPF, la certification est le prix de votre indépendance commerciale.

Le « portage Qualiopi » : ce que c’est, ce que dit le droit

L’expression désigne un montage commercial : un formateur non certifié trouve un client qui veut mobiliser un financement, et un organisme certifié signe la convention, facture le financeur, puis rémunère le formateur, en conservant une commission. Elle n’a rien à voir avec le portage salarial, que l’article L. 1254-1 du code du travail définit comme la relation entre une entreprise de portage, une entreprise cliente et un salarié porté rémunéré par la première.

Ni le code du travail, ni le référentiel, ni les conditions de Mon Compte Formation ne nomment le « portage Qualiopi ». Juridiquement, c’est une sous-traitance, et tout ce qui précède s’y applique. L’organisme certifié est le prestataire financé : la convention, le programme, les preuves de réalisation et le traitement des réclamations sont les siens, et l’auditeur lui en demandera compte au titre de l’indicateur 27. Un organisme qui se bornerait à prêter son nom ne pourrait rien démontrer.

Sur le CPF, les limites sont écrites. La sous-traitance est plafonnée, déclarée, interdite au second rang, et le donneur d’ordre « reste intégralement responsable des agissements de son sous-traitant », selon les conditions particulières de Mon Compte Formation. Leur annexe range parmi les manquements le fait, pour un organisme, de ne pas détenir la certification qualité alors que son sous-traitant la détient : la certification de l’un ne couvre pas l’autre.

• Qui signe la convention et émet la facture : c’est lui le prestataire, pas vous.
• Ce que dit le contrat de sous-traitance : missions, contenu, moyens, durée, prix, engagement de conformité au référentiel.
• Qui détient les preuves de chaque session, et ce que vous devez remettre.
• Si l’action est financée par le CPF : votre déclaration d’activité, et votre situation au regard de la dispense micro-sociale.
• Ce que vous pouvez dire à vos clients : la certification est celle de l’organisme, pas la vôtre.

Indicateurs du référentiel concernés

• 27Répondre de vos sous-traitants comme de vous-même
• 18Faire tenir ensemble les gens qui interviennent
• 21Prouver que celui qui anime sait de quoi il parle

Questions fréquentes