Répondre de vos sous-traitants comme de vous-même

Ce que demande l’indicateur

L’obligation de certification pèse sur le prestataire financé par un opérateur de compétences, l’État, une région, la Caisse des dépôts et consignations, France Travail ou l’Agefiph (art. L. 6316-1) : c’est le donneur d’ordre qui est certifié, et c’est lui qui répond du référentiel. Quand il confie tout ou partie d’une action à un tiers, ou passe par du portage salarial, il doit s’assurer que la prestation sous-traitée respecte les mêmes exigences. Le sous-traitant, lui, n’est pas nécessairement certifié — ce qui ne le dispense pas de fournir les pièces.

En pratique, l’auditeur regarde deux choses. Ce que dit le contrat : référence au référentiel national qualité, obligations de qualité, transmission des pièces, confidentialité, durée. Et ce que vous vérifiez réellement : compétences du sous-traitant, pièces de ses intervenants, retours des bénéficiaires sur ses interventions. Le recours à la sous-traitance se déclare d’ailleurs à l’organisme certificateur avant l’audit, au titre des données administratives collectées, et l’indicateur 27 ne peut donner lieu qu’à une non-conformité majeure.

Le travail que ça représente

• Une foisÉcrire la procédure de recours à la sous-traitance et dire où la trouver↳QualiomaticLe modèle « Procédure de recours à la sous-traitance » se copie depuis l’espace Archives, rempli de votre identité, et se range au besoin documentaire de l’indicateur 27.
• En continuRecenser vos sous-traitants et les actions que vous leur confiez↳QualiomaticLe registre de sous-traitance liste tous vos intervenants externes et l’objet confié à chacun, y compris ceux dont le dossier n’a pas encore été ouvert.
• Une foisFaire figurer au contrat le respect du référentiel et la transmission des pièces↳QualiomaticLe registre de sous-traitance porte, intervenant par intervenant, le contrat déposé, sa date et la case attestant que l’engagement qualité y figure.
• En continuDater chaque vérification de conformité et écrire ce qu’elle a constaté↳QualiomaticLe dossier de chaque sous-traitant porte la date de la dernière vérification et son constat, et repasse en « Vérification à faire » au-delà d’un an.
• À chaque sessionCollecter les pièces de compétence des intervenants sous-traitants comme des vôtres↳QualiomaticUn intervenant externe est une fiche d’annuaire comme une autre : statut, CV, diplômes, références, au même endroit que les intervenants internes.
• À chaque sessionVérifier après coup la qualité de la prestation sous-traitée↳QualiomaticLes taux de satisfaction et de réussite se lisent session par session : une prestation sous-traitée se compare aux autres sans calcul manuel.

Sous chaque tâche, ce que l’application en fait. « Automatique » : elle s’en charge sans geste de votre part. « Assisté » signifie qu’elle produit la pièce ou tient le registre, vous apportez la matière. Sans étiquette, l’écran existe : c’est vous qui saisissez ou décidez, et la trace reste au dossier. Une tâche sans rien en dessous n’est pas encore couverte par l’outil.

Les preuves attendues

• Contrats de sous-traitance ou de portage mentionnant les exigences qualité
• Liste des actions sous-traitées, session par session
• Pièces de compétence des intervenants sous-traitants
• Retours de satisfaction portant sur les sessions sous-traitées

Ce qui fait échouer

• Un contrat de prestation générique, sans une ligne sur le référentiel ni sur les pièces à transmettre : le lien de responsabilité n’est nulle part.
• Un formateur sous-traitant dont on n’a jamais réclamé le CV, au motif qu’il « travaille comme ça depuis dix ans ».
• Se croire hors champ parce qu’on est le sous-traitant : c’est le donneur d’ordre qui répond, mais c’est vous qui devez lui fournir de quoi répondre.

Ce que Qualiomatic prend en charge

Le profil d’activité de l’organisme commande l’ouverture de l’indicateur : déclarez le recours à la sous-traitance et le 27 entre dans votre suivi avec ses preuves attendues ; ne le déclarez pas et il disparaît des écrans comme du calcul de conformité. Côté pièces, un intervenant externe est une fiche d’annuaire comme une autre (statut, CV, diplômes, références), ce qui évite le classement à deux vitesses qui fait échouer cet indicateur.

Le registre de sous-traitance répond au durcissement du décret. Il tient, pour chaque intervenant marqué sous-traitant, l’objet confié, le contrat déposé au dossier, sa date, l’attestation que l’engagement qualité y figure, et la date du dernier contrôle de la prestation avec son constat. La vue d’ensemble liste tous vos sous-traitants — y compris ceux dont personne n’a ouvert le dossier, puisque c’est précisément ce que l’auditeur cherchera en premier. Après le 1ᵉʳ novembre 2026, l’audit blanc relève l’absence de contrat tracé et la vérification trop ancienne comme deux constats distincts, parce qu’ils n’appellent pas le même geste.

Le contrat lui-même n’est pas généré par l’application : elle produit les documents de la relation avec le bénéficiaire et le commanditaire, pas ceux de votre relation avec vos fournisseurs. C’est une pièce de droit commercial, à rédiger avec votre conseil ; l’application la range, la date et vous rappelle de vérifier ce qu’elle promet. La procédure, en revanche — dans quels cas vous sous-traitez, ce que vous exigez, comment vous vérifiez —, se copie depuis un modèle de l’espace Archives déjà rempli de votre identité.

Pour aller plus loin