Modèle gratuit
Modèle de convocation à une formation — gratuit, Word et PDF
La lettre qui dit au stagiaire où, quand et comment se présenter : dates, horaires, lieu, accès, formateur, contact.
Convocation à une formation
Lyon, le 08/10/2026
À l'attention de : Camille Martin
Madame, Monsieur, Nous avons le plaisir de vous convoquer à la formation suivante. Nous vous remercions de bien vouloir vous présenter 15 minutes avant le début de la première journée.
| Formation | Excel : les tableaux croisés dynamiques |
|---|---|
| Dates | Du mardi 17 novembre 2026 au mercredi 18 novembre 2026 |
| Horaires | 9 h 00 – 12 h 30 / 14 h 00 – 17 h 30 |
| Lieu / modalité | Salle Bellecour, 12 rue des Tilleuls, 69003 Lyon (Présentiel) |
| Durée | 14 heures |
| Formateur | Sophie Durand |
| Moyens mis à disposition | Vidéoprojecteur, paperboard, un poste informatique par stagiaire |
| Accessibilité | Accès de plain-pied, ascenseur, sanitaires adaptés |
Consignes d’accès
Le règlement intérieur applicable aux stagiaires ainsi que le programme de la formation vous ont été communiqués. Pour toute question (y compris besoin d'adaptation lié à une situation de handicap), contactez-nous : contact@cap-competences.example — 04 00 00 00 00.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
Claire Fontaine
Directrice
Généré via Qualiomatic
À quoi sert ce document
Aucun article du code du travail ne nomme la convocation. C’est le référentiel national qualité qui l’attend : selon son indicateur 9, « le prestataire informe les publics bénéficiaires sur les conditions de déroulement de la prestation ».
En pratique, c’est la seule pièce que le stagiaire a sous les yeux le matin du premier jour. Elle doit lui suffire pour arriver à l’heure, au bon endroit, en sachant qui l’accueille.
Elle est aussi le dernier moment utile pour lui remettre ce que l’article L. 6353-8 demande de mettre à sa disposition avant son inscription définitive (le programme, les horaires, le règlement intérieur) et pour lui rappeler à qui signaler un besoin d’adaptation.
Ce que le document doit contenir
Aucun texte ne fixe le contenu d’une convocation. Voici ce qu’il lui faut pour remplir son rôle : informer des conditions de déroulement de la formation (indicateur 9).
- Le destinataire : prénom et nom du stagiaire.
- L’intitulé de la formation, ses dates et sa durée.
- Les horaires.
- Le lieu et son adresse, ou les modalités de connexion pour une formation à distance.
- Les consignes d’accès : transports, stationnement, étage, interphone.
- L’accessibilité du lieu, et le contact pour demander une adaptation.
- Le nom du ou des formateurs.
- Le contact de l’organisme pour toute question.
- Le rappel du programme et du règlement intérieur, joints ou déjà remis (art. L. 6353-8).
Les erreurs fréquentes
- L’envoyer la veille : le stagiaire doit avoir le temps de s’organiser.
- Donner une adresse sans consignes d’accès : c’est entre la rue et la salle que se perd le premier quart d’heure.
- Oublier la formation à distance : sans lien de connexion ni heure de début, il n’y a pas de convocation.
- Ne rien dire de l’accessibilité : un besoin d’adaptation se signale avant le premier jour, pas le matin même.
- Ne garder aucune trace de l’envoi : c’est elle qui montre que l’information a été donnée.
Questions fréquentes
La convocation à une formation est-elle obligatoire ?
Aucun article du code du travail ne l’impose. Elle est attendue au titre de l’indicateur 9 du référentiel national qualité, qui demande d’informer les bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation : pour un organisme certifié Qualiopi, c’est la pièce qui en fait la preuve.
Que doit contenir une convocation à une formation ?
De quoi se présenter sans avoir à rappeler l’organisme : l’intitulé de la formation, ses dates, ses horaires et sa durée, le lieu et la façon d’y accéder (ou le lien de connexion), le nom du formateur, le contact de l’organisme, et la marche à suivre pour demander une adaptation liée à une situation de handicap.
Quand envoyer la convocation ?
Aucun texte ne fixe de délai. Elle doit arriver assez tôt pour que le stagiaire s’organise et, s’il est salarié, pour que son employeur en soit informé : un délai qui se compte en jours ou en semaines, pas en heures.
Faut-il joindre le règlement intérieur à la convocation ?
L’article L. 6353-8 demande que le règlement intérieur applicable à la formation soit mis à la disposition du stagiaire avant son inscription définitive. S’il ne l’a pas encore reçu, la convocation est le dernier moment utile pour le lui remettre. Le modèle rappelle que le règlement et le programme lui ont été communiqués.
Comment convoquer à une formation à distance ?
Avec les mêmes informations, le lieu en moins : à la place de l’adresse, le lien de connexion, l’heure d’ouverture de la séance, le matériel nécessaire et la personne à joindre en cas de difficulté technique. Dans le modèle, ces précisions se saisissent dans les champs « Lieu » et « Consignes d’accès ».
Sources
Chaque affirmation de cette page renvoie à un texte officiel. Les liens ouvrent le site de l’éditeur concerné.
- Référentiel national qualité — annexe à l’article D. 6316-1-1 du code du travail — Légifrance
- Article L. 6353-8 du code du travail — informations mises à disposition du stagiaire avant son inscription définitive — Ministère du Travail — Code du travail numérique
Modèle d’information générale, à relire et à adapter à votre situation. Il ne constitue pas un conseil juridique et ne garantit ni l’issue d’un contrôle ni celle d’un audit de certification.
Les autres modèles
Programme de formation
La fiche qui informe avant l’inscription : objectifs, contenu, prérequis, évaluation, tarif.
Règlement intérieur
Obligatoire dans tout organisme : santé, sécurité, discipline, représentation des stagiaires.
Feuille d’émargement
La preuve de présence : une signature par demi-journée, et celle du formateur.
Et si ce document se remplissait tout seul ?
Dans Qualiomatic, vous saisissez l’organisme, la formation et les stagiaires une fois. Chaque pièce de la session en découle, sans copier-coller d’un document à l’autre.
Gratuit, sans carte bancaire, sans engagement. Vos données restent à vous.