Audit de surveillance Qualiopi : quand, durée, contenu et préparation

À quoi sert l’audit de surveillance

La certification Qualiopi est délivrée pour trois ans (article R. 6316-2 du code du travail), et l’audit de surveillance en est le point de contrôle intermédiaire. L’arrêté du 6 juin 2019 lui assigne un objet précis : vérifier, une fois la certification délivrée, « que le référentiel en vigueur est toujours appliqué ». Ce n’est ni un second audit initial, ni une formalité : l’auditeur ne revient pas sur ce qu’il a déjà vu, il regarde ce que vous avez fait depuis.

C’est ce qui le rend plus exigeant qu’il n’y paraît. L’échantillon est tiré parmi les actions conduites depuis l’audit précédent ; la période de référence est celle qui sépare l’audit initial de l’audit de surveillance. Un organisme qui a soigné son dossier pour l’audit initial puis relâché l’effort le découvre à ce moment-là, sur des sessions qu’il ne peut plus rattraper.

Il fait partie du cycle dès la signature du contrat de certification. Les questions-réponses du ministère du Travail le rappellent : la norme d’accréditation des certificateurs prévoit que ce contrat engage le client à prendre toutes les dispositions nécessaires à la conduite de l’audit de surveillance.

Quand a lieu l’audit de surveillance ?

L’article 2 de l’arrêté fixe une fenêtre : entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification. Le ministère du Travail la résume par la formule « à plus ou moins 18 mois ». Pour un certificat obtenu en mars 2025, la fenêtre s’ouvre au printemps 2026 et se referme au début de l’année 2027 ; les dates exactes figurent dans votre contrat et dans le planning de votre certificateur, qui seul fait foi.

La date se choisit à l’intérieur de cette fenêtre, et c’est à vous de la provoquer si le certificateur tarde. Les questions-réponses du ministère sont nettes sur la suite : si l’organisme n’a pas pris les dispositions pour que l’audit ait lieu pendant la période réglementaire, le certificat doit être suspendu ; faute de mise en conformité, le non-respect des engagements contractuels peut aboutir à la rupture du contrat, donc au retrait du certificat.

Avant l’audit, le certificateur collecte trois séries d’éléments : l’actualisation de vos données administratives (coordonnées du dirigeant, organigramme, adresses des sites), une description de votre activité depuis la certification (catégories d’actions mises en œuvre, formation à distance, en situation de travail, en alternance, certifiante, sous-traitance confiée ou reçue) et votre dernier bilan pédagogique et financier, qui sert à calculer la durée. Il vous communique ensuite un plan d’audit indiquant le périmètre, les personnes à entendre et les indicateurs concernés.

Un point de calendrier propre à 2026 : l’audit de surveillance vérifie le référentiel en vigueur au jour où il se tient. Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 entre en vigueur le 1er novembre 2026, sans disposition transitoire. Si votre fenêtre court de part et d’autre de cette date, le choix du jour détermine la version sur laquelle vous serez audité ; faites-vous confirmer ce point par écrit par votre certificateur.

À distance ou sur site ?

Le principe est posé sans ambiguïté par l’arrêté : « l’audit de surveillance est réalisé à distance ». Il suppose donc que vos preuves soient consultables sous forme numérique et que les personnes nommées au plan d’audit soient disponibles pour des entretiens à distance. Quatre cas le ramènent sur site.

L’analyse de risque est établie par le certificateur en amont. Les questions-réponses du ministère en donnent des critères : une augmentation du volume d’activité, un nombre important de non-conformités, des non-conformités majeures qui appellent une visite, une défaillance dans la maîtrise de la sous-traitance ou dans le rôle de la fonction centrale. Autrement dit, la façon dont s’est conclu votre audit initial pèse sur la forme du suivant.

Demander soi-même un audit sur site peut avoir du sens quand vos preuves tiennent à des lieux : plateaux techniques, équipements, affichages. La durée réglementaire n’en est pas modifiée ; les frais de déplacement éventuels dépendent de votre contrat.

• Un signalement conforme aux règles de réclamation définies par l’organisme certificateur.
• Les résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent.
• Pour les organismes multi-sites, l’échantillonnage d’un ou plusieurs sites à l’initiative du certificateur, en fonction des deux cas précédents.
• La demande de l’organisme audité.

Combien de temps dure un audit de surveillance ?

La durée n’est pas laissée à l’appréciation du certificateur : elle résulte du barème de l’article 4 de l’arrêté, appliqué au chiffre d’affaires en formation professionnelle inscrit à votre dernier bilan pédagogique et financier. On additionne une durée de base, une majoration pour chaque catégorie d’actions certifiée et une demi-journée par site échantillonné.

Un organisme sur un seul site qui ne déclare que des actions de formation passe donc une demi-journée d’audit de surveillance sous 750 000 € de chiffre d’affaires, et une journée et demie au-delà. Un centre de formation d’apprentis de moins de 750 000 € passe une journée.

• Sites : + 0,5 jour par site échantillonné. En surveillance, l’échantillon est la racine carrée du nombre de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche, avec au moins un site non audité à l’audit précédent ; la fonction centrale est auditée à chaque audit du cycle.
• Nouvel entrant : + 0,5 jour si l’organisme a été audité comme nouvel entrant à l’audit initial, pour vérifier la mise en œuvre des indicateurs dont seul le processus avait alors été examiné.
• Ce que la durée recouvre : le temps écoulé de la réunion d’ouverture à la fin de la réunion de clôture. La préparation, la planification et le rapport n’y sont pas compris, et les durées se comptent par demi-journées (questions-réponses du ministère).

Ce qui est vérifié

L’arrêté fixe un socle : le certificateur procède « a minima » à la revue des indicateurs du tableau ci-dessous, auxquels il peut en ajouter d’autres. Pour les rares organismes dont l’audit initial s’est tenu selon les durées aménagées de l’article 10, les indicateurs non vérifiés à ce moment-là sont revus aussi. Un dernier point ne figure pas au référentiel : l’affichage du certificat.

Sur ces indicateurs, l’auditeur conduit trois analyses : celle des éléments administratifs relatifs à votre activité, celle de la conformité au référentiel à travers une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit, et celle des actions menées dans le cadre de votre démarche d’amélioration. L’échantillon d’actions, représentatif de votre activité sur la période, ne vous est pas communiqué avant la réunion d’ouverture.

Cas particulier : l’organisme qui n’a réalisé aucune action dans la catégorie certifiée depuis l’audit initial. Selon les questions-réponses du ministère, il peut conserver sa certification à condition de maintenir les processus présentés à l’audit initial ; à l’audit de renouvellement, en revanche, il devra présenter au moins une nouvelle action.

À compter du 1er novembre 2026, plusieurs indicateurs de ce socle changent de contenu. L’indicateur 1 proscrit toute mention de nature à induire le public en erreur. L’indicateur 19 impose de vérifier l’effectivité du suivi des modules réalisés à distance. L’indicateur 32 ajoute une analyse des risques sur la qualité des formations délivrées. L’arrêté lui-même n’a pas été modifié à la date de ce guide : la composition du socle reste celle du tableau.

Comment s’y préparer

La préparation d’un audit de surveillance ne ressemble pas à celle d’un audit initial : il n’y a plus de système à construire, il y a dix-huit mois de pratique à pouvoir montrer.

• Relisez le rapport de l’audit initial. Chaque non-conformité notifiée sera rouverte : préparez, pour chacune, la preuve de la mise en œuvre et celle de son efficacité sur des sessions postérieures.
• Passez en revue les indicateurs « majeure uniquement » qui vous sont applicables sur deux ou trois actions récentes, tirées au hasard.
• Vérifiez les indicateurs 1, 17 et 19 : l’information publiée est-elle à jour (tarifs, délais d’accès, accessibilité) ? Les moyens et les ressources annoncés sont-ils ceux réellement mis à disposition ?
• Mettez à jour ce que le certificateur va demander : organigramme, adresses des sites, description de l’activité depuis la certification, dernier bilan pédagogique et financier.
• Contrôlez l’affichage du certificat dans vos locaux et sur votre site internet.
• Signalez les changements de périmètre avant l’audit plutôt que de les laisser découvrir : une nouvelle catégorie d’actions suppose une demande d’extension (article 9), un nouveau site doit être audité avant d’entrer au certificat (article 6).
• Testez la technique : accès aux dossiers en partage d’écran, droits de consultation, disponibilité des personnes nommées au plan d’audit.
• Si l’audit se tient à partir du 1er novembre 2026, reprenez les indicateurs réécrits par le décret n° 2026-728 avant de rassembler vos preuves.

Ce que l’on risque

L’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformités, avec les mêmes délais qu’à l’audit initial mais des effets différents, puisqu’un certificat est en jeu.

La suspension s’apprécie par catégorie d’actions quand l’écart ne concerne que l’une d’elles. Pour un organisme multi-sites, en revanche, une non-conformité majeure constatée sur un site suspend la certification de l’ensemble.

Sur le plan financier, l’exigence de certification s’apprécie à la date de la convention conclue avec le financeur ou de son accord de prise en charge (article R. 6316-8 du code du travail). Le ministère précise que les financements déjà engagés sont maintenus si l’organisme perd sa certification ; ce sont les engagements nouveaux qui sont en cause, d’autant que la liste des certificats valables est transmise chaque jour au ministère par les certificateurs.

• Non-conformité mineure : plan d’action à transmettre dans le délai fixé par le certificateur, mise en œuvre sous six mois, vérification à l’audit suivant, c’est-à-dire au renouvellement.
• Non-conformité majeure : trois mois pour rendre les actions correctives effectives. À défaut, la certification est suspendue.
• Suspension : elle est levée à réception des preuves du retour en conformité. Sans correction dans les trois mois qui suivent sa notification, la certification est retirée.
• Retrait : il faut repasser un audit initial, et attendre trois mois avant de déposer une nouvelle demande sur la catégorie d’actions concernée (article 8).
• Fausse déclaration dans les éléments transmis ou pendant l’audit : elle peut entraîner le retrait de la certification, à l’issue d’une procédure contradictoire.

Indicateurs du référentiel concernés

• 1Informer le public sur vos formations
• 3Publier les taux d’obtention de vos certifications
• 17Aligner la salle, le matériel et l’équipe sur ce que vous promettez
• 19Donner les ressources, et prouver qu’elles ont été reçues
• 32Montrer que les retours ont changé quelque chose

Questions fréquentes