Critère 3 — Déroulement et suivi
Indicateur 16 Qualiopi Présenter les candidats à la certification
Réservé aux formations certifiantes : décrire et appliquer les modalités d’inscription et de présentation des candidats aux épreuves.
Gratuit, sans carte bancaire, sans engagement. Vos données restent à vous.
Ce que demande l’indicateur
Applicable seulement aux formations préparant à une certification enregistrée. L’indicateur demande d’abord une procédure écrite : qui inscrit le candidat et dans quel délai, comment il est convoqué, ce qui se passe en cas d’échec ou d’absence, et quelles modalités de rattrapage sont proposées. C’est la partie « en cas d’échec » qui manque le plus souvent.
Puis son application, candidat par candidat : inscriptions effectives, convocations, résultats reçus, redoublements. Quand la certification appartient à un tiers, le calendrier et le formalisme sont les siens, et votre habilitation en fixe les conditions — jusqu’à l’intitulé exact à employer. L’indicateur 16 ne peut donner lieu qu’à une non-conformité majeure, et il alimente directement les chiffres de l’indicateur 3.
Le travail que ça représente
- Une foisÉcrire la procédure de présentation aux épreuves, échec et rattrapage compris
- À chaque sessionInscrire chaque candidat dans les délais fixés par le certificateur
- À chaque sessionConvoquer les candidats aux épreuves
- À chaque sessionConserver les résultats reçus et les suites donnéesQualiomaticLes pièces se rangent dans la session et se rattachent à l’indicateur ; la liste des stagiaires s’exporte en CSV pour préparer un bordereau d’inscription.
Sous chaque tâche, ce que l’application en fait. « Automatique » : elle s’en charge sans geste de votre part. « Assisté » signifie qu’elle produit la pièce ou tient le registre, vous apportez la matière. Sans étiquette, l’écran existe : c’est vous qui saisissez ou décidez, et la trace reste au dossier. Une tâche sans rien en dessous n’est pas encore couverte par l’outil.
Les preuves attendues
- Procédure de présentation à la certification, datée
- Bordereaux ou accusés d’inscription aux épreuves
- Convocations nominatives aux épreuves
- Relevés de résultats et traces des rattrapages proposés
Ce qui fait échouer
- Une procédure qui s’arrête à l’inscription et ne dit rien de l’échec ni du rattrapage.
- Des candidats formés mais jamais présentés, sans explication écrite — ce que le taux de présentation de l’indicateur 3 finit toujours par révéler.
- Un calendrier d’inscription manqué, faute d’avoir suivi celui du certificateur plutôt que le sien.
Ce que Qualiomatic prend en charge
Hors périmètre pour l’essentiel : l’application ne dialogue pas avec les certificateurs, ne gère ni inscription aux épreuves ni remontée de résultats officiels. Elle n’affiche l’indicateur que si vous avez déclaré une activité certifiante.
Ce qu’elle apporte reste latéral et il faut l’annoncer comme tel : les sessions et les stagiaires sont déjà identifiés, les pièces se rattachent à l’indicateur, et l’export CSV d’une liste de stagiaires évite de retaper un bordereau d’inscription. Le reste (la procédure, les délais, le suivi des jurys) se tient hors de l’outil.
Pour aller plus loin
Questions fréquentes
Que doit contenir la procédure de présentation à la certification (indicateur 16 de Qualiopi) ?
La procédure écrite dit qui inscrit le candidat et dans quel délai, comment il est convoqué, ce qui se passe en cas d’échec ou d’absence, et quelles modalités de rattrapage sont proposées. C’est la partie « en cas d’échec » qui manque le plus souvent.
L’indicateur demande ensuite son application, candidat par candidat : inscriptions effectives, convocations, résultats reçus, redoublements.
L’indicateur 16 concerne-t-il un organisme sans formation certifiante ?
Non. L’indicateur 16 n’est applicable qu’aux formations préparant à une certification enregistrée. Pour ces formations, il ne peut donner lieu qu’à une non-conformité majeure, et il alimente directement les chiffres de l’indicateur 3 sur les taux d’obtention.
Qui fixe le calendrier d’inscription aux épreuves ?
Quand la certification appartient à un tiers, le calendrier et le formalisme sont ceux du certificateur, et l’habilitation de l’organisme en fixe les conditions — jusqu’à l’intitulé exact à employer.
Manquer un calendrier d’inscription, faute d’avoir suivi celui du certificateur plutôt que le sien, est l’un des écueils de l’indicateur 16.
Quelles preuves présenter pour l’indicateur 16 ?
La procédure de présentation à la certification, datée ; les bordereaux ou accusés d’inscription aux épreuves ; les convocations nominatives aux épreuves ; les relevés de résultats et les traces des rattrapages proposés.
Des candidats formés mais jamais présentés, sans explication écrite, finissent toujours par apparaître dans le taux de présentation de l’indicateur 3.
Sources
Chaque affirmation de cette page renvoie à un texte officiel. Les liens ouvrent le site de l’éditeur concerné.
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